事業を運営する中で、
- 雑務に追われて本業に集中する時間がない
- バックオフィス業務の担当者を採用する余裕がない
- バックオフィスの効率化をしたいけど、何から手をつけていいかわからない
このようなお悩みを抱えている経営者は多いのではないでしょうか。
バックオフィスには多様な部門がありますが、その全てが事業の円滑な運営が欠かせない業務です。
バックオフィスはそのよう重要な業務である一方で、直接利益を生まないため、
生産性向上・業務効率化への施策が後回しになっている企業が多くあります。
生産性の定義
生産性向上とは、インプット（企業の投資）に対するアウトプット（成果）の比率を増やすことです。
つまり、投資することにより生み出せた成果が生産性であり、その成果を上げることが生産性向上であるといえます。
まず初めに、生産性向上と業務効率化の違いについて説明していきます。
生産性向上と業務効率化の違いとは？
生産性向上とは
生産性向上とは「業務効率化」という言葉と混同されることが多いようですが、実は似て非なるものです。
業務効率化は、「ムリ・ムラ・ムダ」のある業務内容を改善するために行なう施策のことを言い、結果的に業務の高速化や業務処理量の増加が得られるため、あくまで「業務」の視点で語られる施策であると言えます。
業務効率化とは
業務効率化とは「ヒト・モノ・カネ」を投入した結果、どれだけの成果が得られたのかという「生産性」を向上させる施策です。
生産性が向上すれば、企業はより少ない資源で大きな成果を上げることができるようになり、
営利目的の組織としてワンランク成長することになります。
業務効率化は生産性向上に寄与する施策ではありますが、選択肢の1つに過ぎません。
まずは、自社の現状ときちんと向き合うという姿勢が大切です。
バックオフィス業務の効率化を図るステップ
生産性の向上と業務効率化の違いについてご説明させていただきました。
つぎに、生産性を向上させるために重要な、バックオフィス業務の効率化を図るための３つのステップをご紹介します。
ステップ１：現状のバックオフィス業務の棚卸
業務フローに沿って、どのような業務があるのか、洗い出しをします。
その際に、経営者や管理者の立場からは思いもよらなかった過剰なコストが発見できる可能性があるため、担当者一人で取り組むのではなく、なるべく多くの現場従業員の意見を聞くことが大切です。
業務全体を可視化するために、以下のような項目をまとめるとスムーズに洗い出しができます。
【項目例】
- 業務内容
- 業務にかかる時間
- 現在使用しているツール
- データの保存方法（紙ベース、データファイル、システムなど）
- 業務が発生する頻度（毎日、週１、月１，不定期など）
ステップ２：現状業務を分析・解決策を検討
バックオフィス業務の全体像を把握することができたら、
次にその中からどのタスクを効率化することができるか、
また、改善することによってどのような効果が得られるのかを分析し、解決策を検討します。
従業員が毎日取り組んでいる業務の中にも、ムダな業務、非効率な業務が潜んでいる可能性は大いにあります。
- まとめられる複数の業務はないか
- 従業員への負担が多くなっていないか
- 担当者によって、業務の成果にムラが生じていないか
などといった、ポイントごとに注視する必要があります。
効率化する方法としては、以下のようなものがあります。
ペーパーレス化
現状で、紙の書類を中心として管理をしているバックオフィス業務がある場合、
データでの管理に移行することで、紙や印刷、ファイリングなど、
今までかかっていた時間とコストを大幅に消滅することができます。
過去の紙書類も、スキャンしてデータ化することで、保管に要していたスペースを空けることができます。
クラウド化
インストール型のソフトを使っている場合、特定のパソコンでしか作業ができないというデメリットがあります。
チャットツールを使って社内のコミュニケーションを行い、クラウドシステムを利用することで、インターネット環境さえあればIDとパスワードでログインできます。
ステップ３：スケジュール立案・実行
どのバックオフィス業務を効率化するか決定したら、施策実施のスケジュールを立てます。
導入時期が繁忙期と重なると、反発が起こったり、新たな業務フローが定着しない危険性があります。
担当者に十分な説明をした上で、意見を聞きながらスケジュールを立てることが重要です。
また実行後は、新たな業務フローが機能しているか期待していた効率化が図れているかなど、
定期的にモニタリングをし、改善点がないかなどチェックをしましょう。
ここまでオフィス業務の効率を向上させる方法についてご説明しましたが、いかがでしたでしょうか？
自社の現状を把握することで、今後何をすべきか見えてきます。
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