2020年4月10日現在、世界中でコロナウィルスが猛威をふるっている。
日本国内でも緊急事態宣言の発令や各地域での自粛要請を受けテレワークが加速度的に進んでいるのは国民全員が感じているところでしょう。
従来、会社に行って仕事をする。その為に満員電車に乗り、エレベーターに乗り。会議に参加し、時には残業を行い、誘われたら飲み会に参加する。
そんな方が多かった中で災害ともいえる今回の新型コロナウィルス蔓延に伴う働き方の急速な変化で様々な声も聞こえてきます。
その声というのは主に以下のようなものでした。
- 今までどれだけムダな会議があったのかが浮き彫りになった。
- 付き合い残業のようなものがなくなったのは今後いい影響になると感じる
- 誘われて仕方なく行っていた飲み会が全てなくなったのは本当に良かったと思う。
人と人が接してしか得られない物は確かに多いが、従来『必要』とされていた事が出来なくなって初めて『ムダ』であった事に気づく。
これは改善にも通ずる事ですが、コロナウィルスを起因とする国を挙げた大きな強制力によりこのムダを洗い出す事が出来た、そしてそのムダを排除する流れが確立しつつあるというのが現状であるとみています。
今後、コロナウィルスが収束した後にすぐに元通りになる会社もあれば今回の気付きをきっかけに働き方が大きく変わる企業も多いのではないかと思います。
テレワークとは
テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。
※「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語
テレワークは働く場所によって、自宅利用型テレワーク(在宅勤務)、モバイルワーク、施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)の3つ分けられます。
引用元：日本テレワーク協会＞https://japan-telework.or.jp/tw_about-2/
在宅ワーク
在宅ワークとは、自宅にいて会社とはPCとインターネット、電話やFAXなどで連絡を取る働き方をいいます。
モバイルワーク
顧客先や移動中にPCや携帯電話を使う働き方を言います。
サテライトオフィスワーク
勤務先以外のオフィススペースでパソコンなどを利用した働き方をいいます。
一社専用で社内LANがつながるスポットオフィス、専用サテライト、数社の共同サテライト、レンタルオフィスなどの施設が利用され、都市企業は郊外にサテライトを、地方企業は都心部にサテライトを置くというケースも多く見受けられます。
テレワークのメリット
テレワークのメリットを以下の通り、纏めてみました。
通勤について
まず、従業員目線に立ってみると通勤に係る時間が短縮できるというのは大きなメリットの一つです。
特に都心では朝から満員電車に揺られて1時間など当たり前です。これは大きなストレスとなっており、この通勤から解放されるというのは精神的にも大きなメリットですね。
また、経営者側からすると『通勤補助費』を削減できるメリットがあります。
１００人規模の企業で往復1日平均１０００円を支払っているケースでは＞
１０００円×１００人×２０日（１か月）×１２か月（１年）＝２４００万円
となり、これを削減できるだけでも大きな費用削減となります。
ワークスペースについて
大規模な事務所を構えている場合、その賃料だけでも馬鹿になりません。
テレワークにすればワークスペースそのものが必要なくなる為、最低限の広さを確保してしまえば従業員の作業スペースを削減した上でその規模に応じた広さの事務所にしてしまえるのです。
また、既に資産として抱えている場合においても従業員の作業スペースとして使用していたエリアを有効活用できるようになるのは大きなメリットと言えるでしょう。
紙類の削減や印刷費の削減
テレワークを進める上で紙のやりとりは削減していく必要があります。
データを整理する等の手間は発生しますが、テレワーク移行の際に乗り越えてさえしまえばあとはクラウド上でデータの保管・やり取りとすれば今までムダにかさばっていた紙類は８割以上削減され、印刷費も同様に７～９割の範囲で削減が可能でしょう。
場所を問わない採用が可能
従来の働き方では、会社へ出勤する必要があった為『都道府県内』や『市内』といった採用が必須条件でした。
しかしながらテレワークで作業が可能な環境にしてしまえば全国どこからでも仕事が出来る為こういった面についても解消されます。
今時点で採用にお悩みの企業は本当にたくさんあります。
この採用範囲が広がるというのは雇用する側・される側双方にとって相当なメリットではないでしょうか。
介護や育児との両立
働きたいが育児が。介護が。
そういった声も多く見受けられます。テレワークにする事で隙間時間を利用しての働き方が可能となり、育児をしながら・介護をしながらでも勤務が可能となります。
元々勤務されていたが前述のようなケースにより退職を余儀なくされるといった事も多々発生していると聞いています。
こういった部分が解消されるだけでも大きなメリットがあると考えています。
環境に左右されない
これは企業にとって非常に大きい要素かと考えます。
今回のコロナウィルスの件然り、自然災害然りですが直面した際に周囲の環境に左右されず仕事を進める事が可能です。
勿論自宅が損害を受けた際にはその限りではありませんが、自粛や自然災害で交通がストップした際等にも変わらず仕事が進められるのは大きなメリットです。
テレワーク導入に向けて
管理体制の整備
必須です。現状多くの企業は時間で人を管理していると思います。
テレワークにおける最大の課題の一つがこの勤怠管理になります。当然、従来と違い会社内にいない為本当に仕事をしているかどうかについては分り辛い状況となります。
勤怠管理のツール等は存在します。PCのログイン時間等も確認できるでしょう。
しかしながらだからといって今までよりも『時間を管理する』という点についてはその強制力が落ちるのは必然です。
テレワークを導入するにあたり真っ先に取り組まなければならないのは人事制度の刷新です。
評価方法や勤怠管理がその最たる部分となります。
ではどのように変える必要があるのか。
一つの例としては『時間管理』から『成果主義』とする事です。時間で管理するのではなく与えた仕事を設定した時間までに行ったという成果を以てして管理するというものになります。
マネージメント側の手腕が問われる管理方法でもあるため組織図や管理する人間の明確化をしてレポートラインを確立する必要があります。
どうしても時間で管理したいというのであれば専用のツールを使用したり、Outlookにタスク遂行している内容と時間を確実に入れさせるという方法もありますが、どれほど効果があるかは不明です。
セキュリティーリスクが上がる
PCの持ち出しやインターネット接続が前提となる為、必然的にリスクが上がります。
このリスク回避の為セキュリティー対策ツールの導入は必須となります。
各種業務ルールの策定・刷新
テレワーク実施にあたり必要な業務ルールの策定や現状ルールの刷新が必要となります。
現状のルールを改めて確認し、変更の必要があるルールについてや新規で追加が必要なルールがあれば明記した上で従業員全員へ周知徹底が必須となります。
まとめ
テレワークという働き方は間違いなく今後普及していくものであり、この度のコロナウィルスが奇しくもその動きを加速度的に促進する結果となりました。
導入を検討していたがなかなか踏み切れなかった企業、この度導入を検討し始めた企業、様々あるとは思いますが開始するのであれば今だと思います。
可能な限り早急に、混乱を最小限に抑えた上で導入する事が必須となります。
当社ではテレワーク促進に係るルール策定や管理方法の提案・策定。
スムーズな導入実施に向けたお手伝いをさせて頂いております。
インターネットによる会議体を以てしての導入サポートをメインとしており、最低限必要な場合以外は比較的安価且つ低リスクでの導入サポートとなりますので是非一度ご相談頂ければと思います。
企業の未来を創るタイミングは今です。
テレワークを開始する事で今後の働き方改革等に対しても備えていくのは如何でしょうか。
お問い合わせはこちら
いつでもお気軽にお問い合わせください。050-8888-7887受付時間 9:00-17:00 [ 土・日・祝日除く ]
お問い合わせはこちら t-osawa@leo-makoto.com
