生産性の向上や働き方改革のため、最近ではさまざまな職種や業界で業務改善が行われています。
この動きは、フロントオフィス業務だけでなく、バックオフィスの業務の現場でも例外ではありません。
現状の業務を可視化することで、非効率なフローが残っていたり、業務が属人化していたりする場合があります。
今回は、バックオフィス業務を可視化することの重要性と業務改善に役立つアイデアについてご紹介します。
業務可視化を行うメリット
（１）非効率な業務を把握できる
業務改善を行うには、まず業務状況を可視化することが重要です。
日頃から「誰が・どの業務に・どれくらい時間がかけているのか」いつでも把握できるようにし、
業務の全工程において、業務の停滞や生産性の低下といった悪影響を与えている工程などが発生したときにすぐに特定できる状況にしておくことが重要です。
また、「この業務は本当に必要か」「他に効率の良い手段がないか」を従業員に定期的に確認し、検討とうすることが大切です。
（２）タスクの進捗状況がわかる
タスクの進捗状況について、「着手はしているか」「時間はかかり過ぎていないか」と気になることはありませんか？
業務を可視化することで、「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を確認することができるので、
コミュニケーションエラーを防げます。
（３）時間意識の向上
業務を可視化することで、「タスクにどれくらい時間をかけているのか」がわかり、時間意識の向上が期待できます。
従業員によってスキルや作業スピードは異なります。
人によってはだらだらと進めてしまったり、締め切りの直前までタスクを溜めるなどして想定以上に時間がかかってしまい、
締め切りに間に合わなくなるという可能性もあります。
業務を可視化すると、「どの業務に・どれくらい時間がかかるのか」がわかるため、
タスクに着手する強制力や所要時間を見積もる精度が高まり、スケジュールを立てやすくなります。
他のタスクやプロセスを把握したうえでタスクに取り掛かると、自分本位で進めていた業務を早めに終わらせて次のタスクに移るという意識も芽生えます。
その結果、従業員が一人一人が業務を効率よく進めることを意識するようになり、企業全体の業務効率化へと繋がります。
（４）社内でフォローしあえる環境になる
業務を可視化することで、従業員同士がフォローしやすくなります。
リアルタイムで「誰が・どの業務に取り組んでいるのか」が可視化されるため、社内全体で従業員一人一人の業務状況を把握できるようになります。
お互いの状況を把握することで、「自分の手があいたら他の人を手伝う」「困っている人がいたらフォローに入る」といったチームプレイが行えます。
従業員同士でフォローしあうことで業務が効率よく進んだり、非効率なプロセスや無駄なタスクといった改善点が見えやすくなったりして、プロジェクト全体の効率化や改善に繋がります。
バックオフィス業務の改善が必要な理由
バックオフィス業務を改善することで下記のようなメリットがあります。
（１）生産性の向上
現在、労働人口の減少により、将来的に多くの企業において人手不足が発生すると言われています。
このような状況の中で、一人一人の生産性を高めるには業務改善が欠かせません。
業務の性質上、手作業の業務やマニュアル化された業務が多いため、業務の改善を行いやすいです。
（２）コストの削現
長時間労働が発生していたり、書類の作成や印刷といった経費がかかっている場合、
業務改善によってコスト削減ができる可能性があります。
残業代や諸経費を削減できれば、企業の利益が増えるため、事業拡大や設備投資に予算を回せます。
（３）従業員のモチベーションが向上
非効率な業務が定着していると、従業員のモチベーションが低下する可能性があります。
業務を効率的に行えると、働き方改善に繋がり、従業員のモチベーションが向上します。
働きやすい環境を整えると、離職率や休職率の低減も実現できます。
業務改善アイデア６選
バックオフィスの業務改善に役立つアイデアは以下となります。
- 課題の洗い出し
- 業務フローの見直し
- マニュアルの整備
- フォーマットや書式を統一する
- デジタル化・ペーパーレス化する
- 人員配置の見直し
順に追って詳しく説明していきます。
（１）課題の洗い出し
業務改善を行うには、まずは業務状況を可視化することが重要です。
「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を確認し、非効率なプロセスや無駄なフロー、エラーの起こりやすいタスクがないかを調べます。
課題となる部分を特定してから、具体的な改善に移ると効率がいいです。
（２）業務フローの見直し
次に、業務フローを洗い出し、改めて非効率なフローや無駄なフロー、ミスや差し戻しが多いフローなどがないかを確認します。
また、特定の部署や従業員にタスクが集中している部分がないかについても確認する必要があります。
業務のフローチャートが手元にない場合は、必要に応じて新たに作成することをおすすめします。
フローチャートがあると、確認作業を減らせたり、新しい社員が入っていた際に引継ぎ・教育が効率よくできます。
（３）マニュアルの整備
業務のマニュアルがなかったり、古い情報のまま更新されていなかったりする場合、ミスが起きる可能性が高くなります。
また、業務が属人化してしまうことで、担当者が退職した際に業務が回らなくなる可能性もあります。
今後は、「業務内容に変更がある場合はマニュアルを改訂する」というルールを定め、
ミスや確認工程をなくし、教育にかかる時間が削減できるようにすることが重要です。
（４）フォーマットや書式を統一する
議事録やデータのフォーマットが社内で統一していない場合、確認作業やデータ加工等に時間を要します。
フォーマットを統一することにより、誰でも情報を参照しやすくなり、業務の効率化に繋がります。
また、議事録やデータを格納する場所についても共通のルールを設けると、ファイルを探すといった無駄な時間を削減することができます。
（５）デジタル化・ペーパーレス化する
バックオフィス業務では、デジタル化やペーパーレス化を図る事で、業務改善に繋がります。
デジタル化・ペーパーレス化すると、事務作業の手間が省け、作業時間がスピードアップできます。
テレワークの導入できる可能性も高まり、働き方改革にも繋がります。
課題を洗い出したときに、どの部分をデジタル化・ペーパーレス化するべきか明確になるかと思います。
（６）人員配置の見直し
従業員一人一人の経験やスキルは違います。
もし、見合っていない部署に配置してしまった場合、パフォーマンスが十分に発揮されず、業務効率がよくない場合があります。
それぞれのスキルや経験、キャリア志向などを把握したうえで、適材適所となるように、人員配置の見直すことも大切です。
今回は業務可視化と業務改善のアイデアについてお話させていただきました。
この他にも簡単に業務改善を行えるのは、
「業務の一部をアウトソーシングする」ことです！
バックオフィス業務はアウトソーシングがおすすめ！
定形業務や独自性の低い業務はアウトソーシングすることで業務改善に繋がります。
メリットとしては、コストの削減や品質の向上が期待でき、繁忙期や閑散期でも柔軟に人員配置を行えます。
- この業務の効率がよくないな、、、
- 誰かに依頼出来たらいいな、、、
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