社長をはじめとする多くのビジネスマンは、日頃から重要な業務を多く背負っています。
本業に加えて、外部からの来客対応、出張、接待などの本業の仕事に付随した業務も対応しなければなりません。
多忙になればなるほど、些細なミスが発生するなどして、本業に支障をきたすことになります。
そのような状況を解決してくれるのが秘書です。
秘書を雇うことで業務がスムーズに進められ、業務効率化や業績アップなど様々な効果が期待できます。
そこで今回は、秘書の具体的な仕事内容や、秘書を雇うメリットやデメリット、
デメリットの解決方法についてご説明します。
秘書の役割とは？
まずはじめに秘書とは、企業の経営陣や管理職などの補佐役として、さまざまな業務の総合的なサポートを行い、上司が本業に集中できるように裏で支える重要な存在です。
秘書の仕事は多岐にわたり、担当する上司によって求められる仕事内容も変化します。
具体的に秘書が何をどこまでするべきかは定められておらず、
業務内容に合わせて、スピーディーで的確なサポートを行い、
「働きやすい環境を整える」という役割も担っています。
秘書の具体的な業務内容
秘書の仕事は多岐にわたり、担当する上司によって求められる仕事内容も変化します。
ここでは、秘書のメインとなる業務内容を５つご紹介します。
スケジュール調整・管理
「いつどこで会議があるのか」「誰と打ち合わせするのか」といった予定を把握し、
上司にアナウンスしたり、調整を行います。
また、新しくアポイントが入った際に、対応できる日時や時間帯を確認したり、
打ち合わせの会議室を手配したりすることもできます。
スケージュールの調整が不十分で、万が一予定が重なってしまったり、重要なアポイントの日程を間違えていたりすると、上司の信頼が損なわれてしまうことになりかねません。
このようなことが発生しないように、秘書がスケジュールの管理とリマインドを行います。
電話・メールなどの対応
上司宛の電話・メール等の対応をします。
様々な業務を抱えている時は、すべての連絡に対応することが難しいです。
上司の業務を効率化するため、まずは秘書が一次対応を行い、「上司に連携をするのか」、
「秘書自身が対応するのか」判断します。
秘書自身が対応する場合は、代理として先方とコミュニケーションをとり、その結果を上司に報告します。
上司に届いたメールの内容をチェックしておくことも大切な仕事です。
簡単なメールの返信であれば、代理で行いますが、
具体的にどこまでを秘書が担当するのかはそれぞれ担当する上司の考え方や企業のスタンスによって異なるので、優先順位を把握して判断し、対応すべき業務の幅を決める必要があります。
文書作成・管理
上司の業務に関する使用する文書の作成や管理を行います。
経費の精算書類や報告書類、取引先等に書類を送る際の送付状、打ち合わせに使用する資料など作成する書類の種類は様々です。
作成した書類の管理や保管、ファイリングも行います。
必要となった時に適切な書類をすぐ取り出せるよう、日頃からルールを定めてファイリングを行っておく必要があります。
その他の業務
上司が快適に、効率よく仕事ができるように社内環境を整え、上司の仕事に関わる業務をサポートするため、執務室の清掃や郵便物の管理、備品の調達・管理なども行います。
秘書を雇うメリットとは
秘書を雇うことで具体的にどのような効果が得られるのでしょうか？
主に挙げられるメリットについて、ご紹介します。
（１）コア業務に集中できる
秘書を雇うことで、雑務に費やす時間や負担が軽減します。
多忙な人ほど、打ち合わせや会議などのスケジュール調整や管理、メールでの連絡といった雑務の負担が大きくなり、本来の業務を圧迫しています。
そういった業務に付随する雑務やバックオフィス業務を秘書に任せることで、
物理的な負担から解放されることは、秘書を雇う事ことで得られる最大のメリットです。
本来の業務や重要度の高い業務に集中することができれば、業務も効率的に進めることができ、
更には生産性や収益の向上にもつながっていきます。
（２）仕事の質が向上し、ミスが減る
忙しすぎて余裕がなくなると、集中力や注意力も散漫となってしまい、
「会議の時間を間違えていた」「クライアントへのメール返信や重要な資料の共有漏れ」など、
思わぬところでミスが生じる可能性があります。
秘書にバックオフィス業務を任せることで、多忙な状況で発生しがちなミスを防ぐことができます。
ミスを削減することは、社内外での信用獲得にも繋がります。
（３）ストレスの軽減につながる
多忙すぎると、休憩や睡眠時間などを削ってしまい、体調管理ができていない人も少なくありません。
細かい作業を全て秘書に一任することで、時間の余裕ができストレスの軽減にもつながります。
体調も整いビジネスも安定するという相乗効果が得られることで、ビジネスにプラスの循環を生み出します。
（４）身近な相談相手・理解者ができる
経営者や役員の方達は、大きな責任を負っているため、気軽に人に相談できないことも多く、
孤独を感じやすい傾向にあります。
部下にはもちろん、社内に本音で相談できる相手がいない状況は珍しくありません。
秘書は、上司自身の状況を一番身近で詳しく把握している存在であり、社内での上下関係などのしがらみもなく、気軽に相談できる相手となることでしょう。
あくまでビジネスとしての距離感を保ちつつも、精神的な安定が得られる強力な存在になります。
また、考えが行き詰ったときに客観的な意見を聞くこともできます。
その結果、新しいアイデアが浮かんだり、仕事へのモチベーションが上がったりする効果も期待できます。
秘書を雇うデメリットとは
次に秘書を雇うデメリットを紹介します。
（１）固定費が発生する
正社員や派遣社員などで秘書を雇う場合、月給の他にも賞与や社会保険料などの固定費がかかります。
秘書を雇って業務の効率化は向上したが、結果的に赤字になるという可能性もありえます。
（２）時期によって業務量にばらつきがある
繁忙期や閑散期で業務量にばらつくのこともあります。
例えば、「今月は閑散期で業務量が少なかったから給料を減らす」といったことはできません。
業務量が先月の半分以下だとしても、コストは発生します。
（３）雇用時に把握できない
実際に一緒に働いてみないとわからないことはたくさんあります。
例えば、秘書と相性が悪くストレスが溜まり、業務が捗らなくなったり、秘書に対して能力不足等の不満を感じる可能性もあります。
そのような状況だからといって、すぐに新しい人材を探すのは時間もコストもかかり、非現実的と言えるでしょう。
また、新しい人材を募集しても即戦力になるかもわからないため、労力と時間がかかってしまいます。
まとめ
ここまで、秘書を雇うメリットとデメリットについてご説明しましたがいかがでしたでしょうか？
秘書を雇うことでデメリットもありますが、
得られるメリットは大きいため、面倒な雑務から解放され生産性が向上することは間違いありません。
秘書を雇うのは大手企業だけだと思っていませんか？
決してそうではなく、
実は個人経営者こそ秘書が必要なんです！
- 日々の業務に追われて休めない
- 細かい作業がめんどくさい
- バックオフィス業務に人件費をかけたくない
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契約後すぐに業務に取り掛かることと、
対応可能な業務が幅広いため、人材育成に時間を要することもありません。
必要最低限の引継ぎさえできれば、新しく雇用するよりも早く即戦力になります。
気になる方はぜひ一度ご相談ください！
