「KPI」とは何か?誰でも分かる「KPI」入門編!

この記事はこんな方へオススメ>

・KPIの意味や目的を知りたい方
・KPIをどのように使うのか知りたい方

皆さんこんにちは、広島県呉市の業務改善コンサルタント、株式会社LEO・Makoto大澤です!

KPIという単語はビジネスにおいてさまざまな場面で出てきます。

KPIを日本語に直すと重要業績評価指標ですが、これじゃ初めて聞く人は何の事だかさっぱり分かりませんよね。

私も会社員として働いていた時にはこのKPIという言葉がそもそも何のことを言っていて、なんのために存在しているのか分かりませんでした。

しかし、周囲のみんなが分かっているような顔をしていたらなかなか聞きづらいのも事実。

私もそうですが、人間誰しも「そんな事も知らないの?」というようには思われたくないものです。

そこで、本記事ではKPIというモノの意味や使い方、どういった場面で使えるのか。そしてどのような種類のKPIがあるのかという点について詳しく説明していきたいと思います。

「既に知っている」というポイントは飛ばして読んでいただいて構いませんので、気になる部分のみしっかりと押さえていきましょう。

KPIとは一体なんの事をいっているのか

KPIとは

KPIとは、Key Performance Indicators (キー・パフォーマンス・インディケーターズ)の頭文字をとった略語で、日本語に直すと重要業績評価指標を意味します。

非常に難しい言い回しですよね。もう少しかみ砕いてみましょう。
つまりKPIというのは組織が決めた目標に対して目標の達成具合を評価する指標の事を言います。

まだ少し分かりにくいかもしれません。

事例を踏まえて説明していきたいと思いますが、その前にKGIというモノもご紹介させていただきます。

KGIとは

「なんでこのタイミングで新しい言葉を出すんだよー」と思われる方もいらっしゃるでしょう。
すみません、でもここで出しておく方がまとめて理解がしやすいのです。

KGIとは、Key Goal Indicators(キー・ゴール・インディケーターズ)の略で日本語に訳すと、重要目標達成指標の事を指します。

違いが分かりますか?
結論から言うとKGIは最終目標の事を言い、KPIは中間目標の事を言うという点がこの2つの言葉を分ける違いです。

図を使った分かり易い説明

KGIが最終目標で、KPIは中間目標とお伝えしましたがもう少し分かりやすくするために以下の図をみてみましょう。

KPIとKGI
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これはあくまで例なので、内容に関しても参考レベルのものです。

ここではKGI、つまり最終目標として“売上50%アップ”を掲げています。
この売上50%アップという目標は何をすれば達成できるか。まずこれを考えるのは当然ですよね。

そこで出てきた目標を達成する為の具体的な施策として販売台数の向上や仕入高の削減、生産効率の向上というものが出てきました。

そして販売台数を30%上げる為にはどのような事をするべきか。仕入高を削減する為には何をするべきか。生産効率はどのようにすれば上がるか。

それぞれに対してより具体的に目標が設定されていきます。

これらが「KPI」です。

重要業績評価指標やKPIという言葉が先走ると分かるモノも分かりませんね。
しかし、ここまでの説明でKPIが一体どのようなモノなのか。

ここについてはご理解いただけたのではないでしょうか。

KPIの設定方法や使い方について

では次にKPIの設定方法や使い方についてご紹介していきたいと思います。
特に設定方法については非常に重要です。

KPIの設定を間違うとKGI達成には結びつかず、あまり価値のない活動になってしまう恐れがあります。

KPIの設定方法

KPIを設定する際によく用いられるのがSMARTモデルと呼ばれる考え方です。
このSMARTモデルという考え方も、5つの単語の頭文字から作られたものですので、一つずつ説明していきます。

Specific(具体的な)

分かりやすく、シンプルなものに設定する必要があります。
関わる全員が同じレベルまで理解していなければ、都度「こういう時はどうする」などの議論が必要となり、たびたび視点が変わってしまいます。

複雑にすればするほど、様々な要因が絡み合ってしまうのでシンプル且つ具体的なKPI設定を心掛ける事が重要です。

Measurable (計測可能な)

継続的に計測可能で、その数字を見た時に誰もが「今はこういう状況」である事を説明出来るようにしておくことが重要です。

時に単位が違ったり、時に条件が違ったりするとフィードバック出来なかったり、フィードバックの内容に差異がでてしまう事があります。

よってここでは継続的に、誰もが計測可能なKPIを設定する事が重要です。

Achievable (達成可能な)

全くもって実現不可能なKPIを設定しても何の価値もありません。
KGIを満たす為に必要なKPIを達成可能な範囲で、メンバーがモチベーションを保った状態で活動出来るものに設定する必要があります。

ここで実現不可能な目標を設定しまっているとモチベーションは徐々に低下し、「何故達成出来ないか」という事に対する言い訳だけが先行する活動になってしまう事も多々あります。

Relevant (関連した)

前項でご紹介した図を見ても分かる通り、KPIとはKGI達成の為のピースの一つです。

よって、KGIに関連していなければ意味がありません。

KPIが目標に近づくたびにKGIの進捗が達成されていくものが価値のあるKPIであると言えるでしょう。

Time-Bounded (期限を定めた)

期限のない目標はただの「こうなれたらいいな」という希望でしかありません。

KGI及びKPIを設定するにあたって必ず期限の設定をしましょう。

期限が設定されていない場合、何か別件で緊急対応を要する場合などにおいて優先順位が下がり、いつまで経っても目標が達成されないという事態におちいります。

必ず、期限の設定を行うようにしましょう。

KPIの使い方

そもそも論ですが、KPIは実際にその目標を達成しなければならないスタッフからすると嫌なモノでしかありません。

KGI達成の為に設定したKPIが膨大な量で、それらを管理する進捗ミーティングや指標のアップデートなどに多大な時間を使わなければならず、実際の数字が全く上がらないという事は本当によくある事です。

だからこそ、KPIは使い方。設定の仕方が超重要であると断言できます。

KGI達成の為、本質をとらえSMARTモデルを意識した設定方法が出来ているか。

ここをよく考えて設定し、管理運用していかなければ現場にとっては負担でしかなく、管理側からしても結果が出ない負のスパイラルに陥ってしまうのです。

今現在、既にKPIを設定しているが効果が出ていないという企業はもう一度KPIの設定が正しくされているかという点について見直す事を強くオススメします。

「今更見直すなんて・・・」

なんて考えないでください。今のまま結果も出ず進めるのはモチベーションも低下し、結果も出ないという最悪の結末を迎えてしまう事が想定されます。

ぜひ勇気をもってもう一度見直し、それでも今のKPI設定が正しいのであればそれでいいじゃありませんか。

重要なのはKGIを達成する事。
KPIはその手段なのです。だからこそ、結果が出なければ見直すというのは実に英断であると私は考えます。

最後に

本記事では、KPIについて初心者の方が分かり易いように書いたつもりです。
既に知っている事ばかりだった、知らない事が分かった。

この記事を読んでくださった方によって受け止め方はさまざまだった事かと思います。

しかし、ここで書かせていただいた事は基礎であると同時に最も重要な事でもあります。

あなたの会社でKPIを設定しているのであれば本記事で書かれた内容が正しく使われているかという視点でもう一度みてください。

必ず何か新しい発見があるはずです。

最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。

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