見える化の重要性、業務改善は見える化で加速させる!

皆さんこんにちは、広島県呉市の業務改善コンサルティング会社、株式会社LEO・Makotoの大澤です!

さて早速ですがみなさんは自社で業務改善に取り組んでいますか?

企業の成長に業務改善は必須であり、取り組んでいるか取り組んでいないかでその差は大きく広がってしまいます。

とまぁ、既に多くの方が知っている事実についてはここまでにしておき、本記事のテーマについて話を進める事といたします。

<この記事はこんな方へオススメ>
・業務改善の進捗が共有出来ていない方
・業務改善の取り組みについて社内で浸透しないというお悩みをお持ちの方
・業務改善をどのように見えるかすればいいか分からない方

業務改善の見える化とは

業務改善は基本的に以下の流れで進んでいきます。

  1. 目標設定
  2. 現状把握
  3. 現状分析
  4. 問題点抽出
  5. 改善案の立案
  6. 優先順位付け
  7. 改善の実行
  8. プランの修正と修正案の実行
  9. 効果の算出

これはとても大きな分類ではありますが、更に細かくスケジュール化していく事でこの項目は膨大な量になっていきます。

そんな膨大な量のプロセスを個々で管理していてもどこかですれ違いや重複が発生してしまうばかりか、管理が出来ない状況に陥る事もよくある事です。

また、業務改善に取り組んでいたとしても上手く周知・共有出来ていなければ「何かやっているようだが何をやっているか分からない」という事になってしまい、これは最終的には「自分には関係ない」となり改善進捗の妨げにもなってしまうのです。

管理面や、進捗、何をしていてどんな状況なのかが誰の目に見ても明らかにする事で確実に業務改善を進める事が出来、状況を皆が把握する事で遅れている場合には助けてもらうなどの協力体制を組めます。

また、どんな事をしているのかを周りに知ってもらう事で周囲からの助けももらえたり、興味を持った方が「自分達もやりたい」と業務改善に対して積極的になってもらえるという効果も期待できるのです。

これが見える化をする事で得られる大きな価値の一つですが、では具体的に何をどのように見える化する必要があるのか。

そういった点について掘り下げていきましょう。

進捗の見える化について

進捗を見える化する為に必要なのはスケジュールです。
詳細スケジュールを作成し、それを関係者で共有する事。そしてそれを見ながら今の状況を日々確認する事です。

ガントチャートのテンプレート

例えばこのようなガントチャートがよく使われるスケジュール管理ツールです。
※ガントチャートの詳細については以下の記事を参照ください。

ガントチャートなどの進捗管理ツールを利用する事で「誰が」「いつ」「何を」する必要があるのかが一目で分かるようになります。

よって朝のチームミーティングなどでタスクの確認が容易となり、同時に遅れなども明らかになります。

過去の経験からオススメするのは、パソコン内だけでスケジュールを管理するのでなく大きく引き伸ばして印刷したスケジュールを掲示し、それを見ながら付箋などを使い、状況に対するコメントを加えていく方がプロジェクトそのもの進捗がよくなると実感しています。

朝のミーティングはスケジュールの前で行い、日々「今日の日付」のライン上にあるタスクに対して遅れているのか、進んでいるのか。

そして、遅れているのであればどのように挽回していつ終わるのか。

こういった点についても確実に管理する事で迅速な「進捗の修正」も可能となるのです。

プロジェクト概要の見える化

スケジュールも含めですが、プロジェクトの目的や目標。
誰が関わっていて、どのような事に取り組んでいるのかといったプロジェクトに関する全てを掲示して誰の目にも留まるようにすることも有効です。

プロジェクトに直接関わっていない人でも会社としてどのような事に取り組んでいるのか、どのような進捗か。

そのプロジェクトがうまく行く事でどんな変化があるのか。

このように「誰が何をやっていて、それがどういう変化をもたらすのか」という事を明示して置く事でプロジェクトに興味を持つ方が増えます。

「興味を持つ」という事は非常に重要で、そういった好奇心が次の改善を生んでいく事となるのです。

また、誰の目にも留まるような掲示をしておくことで「そんなプロジェクト知らない」という状況を作らない事も大切な事です。

プロジェクトの存在が社内で周知されている事で得られる協力体制も大きく変わってきます。

定期的に新聞のように社内へ発刊したり、掲示している記事に工夫を加えて興味を持たれやすいようにするのもとてもいいアクションです。

最後に

本記事では、スケジュールやプロジェクトの存在を知ってもらう為の「見える化」について紹介しました。

「見える化」と言ってもその手段や内容は多岐に渡ります。

しかしその最大の目的の一つは「透明性を持つ事」や「誰の目に見ても分かる状態にする事」。そして「管理を容易にする事」です。

関係者以外には知られてはならないプロジェクトなどもあって然るべきなので、当然見える化は場面を選びます。

しかし、関係者以外には知られてはならないプロジェクトなどほんの一部です。

多くのプロジェクトに関しては情報を開示し、進捗状況などを誰の目にも分かりやすくしておくことで遅れが発生した場合には迅速な対応が出来、進捗が進んでいる場合にはほかのタスクを手助け出来ます。

こういった柔軟な対応もプロジェクトを確実に進める為には必要となる事ですので、是非見える化を意識して確実にプロジェクトを遂行していきましょう!

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