業務改善はスケジュールが命!ガントチャートの使い方について

業務改善のみならず、様々なプロジェクトの進捗管理や工程管理などに利用される進捗管理ツールに「ガントチャート」というものがあります。

この単語を耳にしたことがあるという方も多いのではないでしょうか。

プロジェクト進捗を管理する方法としては様々な物があり、ガントチャートもその一つです。

このガントチャートは日本国内において最もメジャーな管理方法の一つと言えるでしょう。その名前を聞いた事がなくても、後ほどご紹介するスケジュール表は必ずどこかで目にしたことがあるはずです。

それが「ガントチャート」であるとは知らず無意識に使う方もいる程、広く知られている手法であると言えるのではないでしょうか。

ガントチャートとは

ガントチャートのテンプレート

このようなスケジュール表を目にしたことはありませんか?
縦軸に項目や担当者、完了日時、進捗具合が並び、横軸が時間軸となっている物です。

そして、各項目毎に時間軸に対してどの程度の期間が必要かが塗りつぶしにて一目瞭然となっているというもの。

これがガントチャートです。

ガントチャートを使うメリットは?

ガントチャートのいい所は一目みただけでプロジェクトの全体感がつかめる事、そして立てた予定に対して実際の進捗がどのように推移しているのかがわかる所にあります。

例えば項目や担当者があり、完了日時がある。
それだけが記載されているスケジュール表であれば今日という日に対してどの項目がどのような進捗なのかを確認する為にかなりの時間を使ってしまいます。

しかしながらガントチャートを使う事によって、横軸が時間軸となっている為本日の日付ラインに一本線を引いてしまえばどの項目が今日までを期限としていて、何が昨日までだったのか。明日はどこまでやらなければならないのか。

こういった面に対して可視化されている為、プロジェクトの全体進捗が見えやすい、分かり易いという訳です。

ガントチャートはどうやって作る?

冒頭記述した通り、ガントチャートは非常に広く多くの方にご利用されています。

よって必然的に「ガントチャート テンプレート」とでも検索するとテンプレートを無料で手に入れる事が出来ます。

※参考:ガントチャートテンプレートダウンロードページ

自社でオリジナルのガントチャートを作成したいという方はExcelを使用して作成下さい。

ガントチャートの使い方は?

実際にはガントチャートを作り上げる前工程として、アクションプランを検討する必要があります。

これにより、ガントチャート上に進捗を落とし込む事が出来るのです。
プロジェクトによってこのアクションプランのメッシュが変わってきます。

大スケジュールでマクロな項目+週or月単位のスケジュール管理をし、更に中スケジュールや小スケジュールでミクロなアクションプランを決定+日単位でスケジュール管理をするなど、プロジェクトによってその規模間は様々です。

ガントチャートだけでなく、どの場合においても進捗管理で必ず必要なアクションは「確認する場」を設ける事です。

間違ってならないのは、ガントチャートなどの進捗管理手法はただの管理手段であり、作る事自体が目的になってはならないのです。

よって、必ず同じガントチャートを見ながら特にアラームを中心にその進捗状況を確かめ、厳しそうな時にはリソースを加えたり業務の進め方についてアドバイスを送るという事が特にマネージャークラスの方々に求められます。

例えば「項目〇〇と項目△△は昨日が期限だがどうだ。昨日時点では問題ないという話だったが」や、「項目××と項目□□は本日が締め切りだがどうだ。もしアラームがあれば対応出来る人を探すからな」

このようにして確認していきながらアラームがありそうな所には誰か助けを加えるなど。
進捗に対して常に気にしなければならないマネージャークラスの方々にこそ、役に立つツールであると言えるかもしれません。

最後に

本日は進捗管理手法の一つであるガントチャートについてご紹介いたしました。

この他にもたくさんの手法があり、どれも場面に応じて使いやすさなどが変わってくる為、会社に応じたもしくはプロジェクトに応じた使い分けをしていけるといいでしょう。

弊社では業務改善のサポートをさせて頂く際には必ずこのガントチャートを使います。

そして進捗管理を行いつつ現地現物を怠らない。

こういった誠意を尽くした行動こそが信頼を勝ち得る唯一の方法だと私は思います。
弊社では現状分析に問題抽出。対策の立案にスケジュール化などをフルサポートさせて頂いております。

もし皆様の方から何かご要望があればいつでも足を運びますのでお気兼ねなくお問い合わせ頂ければと思います。

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