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何故5sが進まないの?業務改善の入口、5sを進める・継続させる上で重要な4つの事について!

皆さんこんにちは!笑顔の未来を創るパートナー、業務改善コンサルタント株式会社LEO-Makoto大澤です!

本日は多くの企業様が取り組みたいと考えている「5s」についてお話させて頂きます!

まず、5sがそもそも何かという点については以下の記事で詳細を書いていますので是非本記事の前にご一読下さいませ!

5sが根付かない理由

実施したいのに思うように進まない。一度力をかけて実行したがすぐに元通りになってしまう。

5sを推進したい企業様の中でも多く聞こえてくるのはこの2つの声です。

何故このような状況になってしまうのか。その理由が分かっていなければどれだけ力をかけて何回やっても同じ事の繰り返しです。

企業様毎でこの理由については当然幾らかバラつきがありますが、大きく分けると以下のような理由が多いようです。

  • 5sをする理由が分かっていない(従業員様・管理職様が明確に何故する必要があるのかが言えない)
  • 適切な5sの導入が為されていない
  • 根付くまでの期間、5sが徹底される環境を作れていない
  • 出来た事を褒めるという文化がない

では、一つ一つ掘り下げてみていきましょう。

5sをする理由が分かっていない

何故5sをする必要があるのか、これを明確に言えますか?
例えば、経営者の方々が管理職の方々へ「5sをしろ!」と指示したとします。

これをそのまま横流しで従業員の皆様へ「5sをしろという指示が来たから5sをちゃんとしろ」と伝えたとしましょう。

従業員の皆様からすると「言われたからするが、どこがどう悪いのか具体的に分かっておらず、とにかく目に付くところだけなんとなく掃除する」という行動をせざるを得ません。

5sの社内教育は万全だと胸を張る企業様でも通常行われる集合トレーニングやセミナーなどで全てを理解している方は一握り。
つまり多くの方々は『分かっている気になって、実践は出来ない』という場合が大多数です。

インプットとはアウトプットするところまでがパッケージ。
教育をしたからと言って出来る訳ではなく、インプットした内容を即実践して軌道修正して再度実行というトライ&エラーを繰り返して形作るものなのです。

過去に教育したからといって従業員の方々に『昔教わっただろう!』では何事も全く進まない事となってしまうのです。

5sを実施する事によって結果として生産効率が上がり、品質も向上し、安全面においても向上する。そしてお客様からの見られ方や同業他社にとって参考になる職場としていい口コミが更なるお客様を呼ぶという最高のマーケティング材料になる事もしっかりとその中身を添えて理解してもらう事がまず重要。

そして、それをしっかりと教えた後は即実践していく事が絶対的に必要なのです。

適切な5sの導入

前項と紐づきますが、例えば整理をする際に不要な物を捨てるところから開始していきますがこの『不要な物』というのが一体何か。どのようにして仕分けるのがベターかという点一つとっても5s全体に大きな影響を及ぼします。

必ず毎日使うのに大きくて近くにあると邪魔だから遠くの方へ移動させてしまっておこう。
使用頻度は断然低いが近くにあっても邪魔にならないから小ぎれいに置いておこう

このような考えで5sを実施すると失敗します。
先ほども申し上げた通り、5sを何故実施するのかという点からしっかり見つめなおしてください。

5sとは手段であって目的ではありません。
きれいな職場環境というのは勿論目的とされて然るべきですが、その為に生産性が著しく悪化する、安全性が損なわれる、品質が疎かになるということがあればその活動は長続きしません。

整理一つとっても、区分を明確にし、だからこれはここという定義に従って整頓する。だから作業も円滑になり、職場も清潔が保たれ、品質も安全も確保される。

これが5sのあるべき姿なのです。そこを見落とさず、明確にして従業員の皆様が理解する事で5s活動とは想定していた以上の効果を発揮する事となるのです。

根付くまでの期間、5sが徹底される環境を作れていない

これは本当に重要なのですが、実行して誰も見てくれていないと継続は難しいものなのです。
『自分たちの為にやっているんだから』と言われる事もあり、それは正論なのですが自制する、自主的に行うというのは出来る人と出来ない人がはっきりと分かれます。

これは、出来ない人が悪いという訳ではありません。むしろそちらの方が多数派。自己的に継続できる人の方が少数派なのです。

それを経営者様、管理職様はしっかりと理解をしてあげてください。

そのうえで、例えば5sにとりかかった職場できっちりとその環境が維持されていた場合には褒めて、出来ていない場合には叱ってあげるという事がとても重要です。

人は見られることにより、『やらなければ』という想いを抱きます。
ダイエットで例えましょう。私は意思が弱いのですが、健康面や体型で心配になり、ダイエットを開始しました。

食事制限や運動をはじめ、徐々に効果が表れ始めます。

しかしながら長いダイエット生活。中だるみが出てきてしまいます。
『今日くらいいいか』『まぁ前よりは少しマシになったし、やめるか』『もういいだろう』など諦める材料は作ろうと思えば幾らでも作れてしまいます。

しかし、目標達成へはまだまだ。そこで私は目標を壁に貼り、日々の体重をその横に見えるように記載。運動や食事制限に関しては妻や子供たちが律してくれることもあり、目標体重を達成しました。

このように、自分で自分を律する事は重要だが、周囲の人がそれを律してくれる、見てくれるというのは継続する上でとても大きなプラス材料となるのです。

5sでも同じです。実施した事をしっかり見て、しっかり褒め・叱る。これを継続的に行う事で定着し、意識しなくてもそれが会社の文化として根付く。
ここまでもっていくことが重要なのです。

出来た事を褒めるという文化

出来なかった事を叱る・怒るという行為は簡単です。どこでも行われている事であり、文化として根付いている感があります。

しかしながら、出来た事を褒めるという事がきちんと出来ている所はあまり多くありません。

人はだれしも怒られるとマイナス感情を持ち、褒められるとプラスの感情を持ちます。ならばプラスの感情に訴求する方が効果が出るはずなのにも関わらず、何故かこれが行われている所は少ないのです。

これは5sに限らず実行して頂きたいのですが、社内での取り組みに対してしっかり興味を持ってみて、それがいい方向に働いているのであればしっかり褒め、誤った方向にいっていれば正す。

このサイクルを確立してほしいのです。

人は褒められると更に褒められるように一段上を目指します。
そしてこの『褒める』という事を上手に使える人が『叱る』とその言葉はより重みをもちます。次第に『この人に褒められたい』という感情が作用する事になり、組織全体の活性化にもつながります。

なので、褒めると叱るを上手に使い分けて欲しいのです。

これは業務改善においても同じです。なんでもかんでも褒めるだけでは誰もついてきません。それどころか『この人本当に見てるの?』とすらなり得ます。

ここを使い分け、しっかりと伝る事は業務改善にも5sにもとてもいい効果を生むのです。

最後に

如何でしたか?5sが進まない・根付かないというお悩みをお持ちの企業様にとって、一つは当てはまるところがあったのではないでしょうか。

当社ではこの5sについて、徹底的に従業員様一人一人が理解できるように教育を実施し、どのように5sを進めるのかを一緒になって実践していきます。

そのうえで、定期的・不定期的に訪問させて頂き職場にて褒める・叱るを繰り返して『いつ来るか分からないから常にやっておこう』という気持ちにさせつつ5sを定着させていく。
これを徐々に管理職様に受け渡していき、社内で5sが根付く土壌を作っていくという活動もしております。

併せて業務改善にも取り組んでいく事で会社全体の文化を改善文化へと変革し企業としての地力をレベルアップさせるといった事もお手伝いさせて頂いております。

トライアル期間でまず1か所の5s実施といった事も可能ですので是非お試しいただければと思います。

全ての企業様に明るい未来を!宜しくお願い致します!

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