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業務改善は多くの人を「巻き込む」事で成果を挙げろ!改善へ積極的にかかわってもらう為のアプローチについて!

業務改善はヒトを巻き込んで成果を挙げろ!

みなさんこんにちは!笑顔の未来を創るパートナー、業務改善コンサルタント株式会社LEO-Makotoの大澤です。

本日ご紹介させて頂くのは「人の巻き込み方」について。
業務改善に限った事ではありませんが、何か目標を成し遂げる際には多くの場合人との協力や手助けが必要となります。

業務改善を始めるまたは遂行するにあたり、積極的に参画して下さる方とそうでない方、傍観する方(言われたらやるけど積極的ではない)、反対する方という4つのタイプに分かれるケースが多いのです。

会社を良くしよう、業務の負担を減らそうと考えてやっているのに何故このようになってしまうのか。
そして、改善へ消極的な方々をどのように巻き込んでいけばいいのか。

こういった点について、お話していく事としましょう。

業務改善とはつまり

業務改善という言葉はよく耳にします。
トヨタ生産方式やリーンシックスシグマ、その他にも企業によって様々な改善方式が採用されており、日本の改善文化は世界に誇れるものと言っても良いでしょう。

しかし、誤った認識の中で「改善をする事が目的」となってしまい何のために改善をするのかを見失っている場合があります。

改善というのはより好ましい、より良いものへ改める事を言います。

この目的は効率化や品質の向上、安全性の確保、環境の構築などをはじめとした企業の発展と成長に他ならないのです。

常に目的や目標を以てそこに到達する為に、よりよくする為に改善を行う。それを積み重ねる事によって企業が成長し、人が成長する。
そうして改善は企業の文化となり、弛まぬ改善のサイクルが出来上がる。

これこそが理想であり、到達したい企業文化の一つと言えるでしょう。

それにも関わらず、何の目的・目標も示さず漠然と「改善」という言葉を振りかざしたところで「何のためにやるの?」という疑念が生まれるのは半ば必然ともいえるのではないでしょうか。

理解していない、納得していない。だからこそ参加しない

業務改善を始める時に重要なのは「何故それをする必要があるか」をはっきりと伝える事です。

現場で汗を流す従業員の方々は日々必死で作業をしてくださっていて、その作業に変化があるというのはとても大きな事なのです。

なので、そこに対しては真摯に向き合い「こういう理由で生産効率を上げる必要がある。なので今の作業をよりやり易くする必要があるので、現場の知恵と力が必要だ」という形で伝えてあげてください。

そうすれば、「なるほど。じゃぁこういう所をこういう風に変えればよくなるのでは??」というアイディアがすんなり出てくるものなのです。

ロジックがどれだけ立派でも、人は感情に左右されてしまうもの。
だからこそ、誠実に真摯に向き合う事がもっとも重要といえるでしょう。

本当の意味で巻き込む為には主体性を持たせることも大きな要素

業務改善に反対の声を上げる方や自主的に参加していただけない方も多くの優れた改善案をお持ちである事が非常に多い。

そういった方々はとかく職場内において声が大きい方、つまり発言権をお持ちである方の場合が多い。

本当の意味で改善を継続させる為、そしてそれを全社の取り組みとして確立して行くためにはこういった人材程巻き込んでいく必要があるのです。

何故実施するのかを説明し、力添えをお願いするにも伝え方が重要です。
こういった反対の意を唱える方々はトップダウンで「いいからやれ」ではかえって反発が大きくなることがあります。
そしてその反発は周囲を巻き込み、改善そのものを止めてしまいかねません。

何故なら、職場での発言権が大きく周囲がそれに同調せざるを得ないといったケースがあるからです。

ここで重要になってくるのは言い回しとその人のポジション。
私はあえてそういった方を改善リーダーにしたり、アドバイザーなどの役にしたりします。

そして、困っている事は何か。どのようにすればいいのか。こういった面において情報を引き出し、しっかりと根拠として通るようにし、まずは一つ小さな改善を成功させます。

成功した後には必ずめちゃめちゃ褒めます。そしてその成功体験を元に次の改善でも成果を発揮する。
一つ上のレベルになっていくと徐々に修正を加えていきながら気づきを与える。

そのようにして企業に改善の文化を定着させるといったやり方も少なくありません。

同じ方向へ進むという事

全従業員が淀みなく明確に同じ方向を向き、歩める会社は経験上必ず成長します。
これは、改善の能力や会社の基盤や力ではなく「どのようにこの会社をよくしていくか」という想いがあるからです。

その想いは会社が進みたい方向へ行く為の推進力となり、経営者と従業員が一体となって戦う為の一つの大きな意思となります。

だからこそ、言う事を聞かない方々や反対勢力となる方々においても切り捨てるのではなく、どのようにして一緒の方向を向くか。向けるのか。
これに真剣に取り組む事で周囲の従業員も「この会社は社員を大事にしてくれる」「この会社の為に貢献したい」という風な思考になるのです。

業務改善は巻き込む事が重要と言いました。

その理由はここにあります。

最初はなかなかうまく行かない事もあるでしょう。そんな時に経営側と従業員の橋渡しをする第三者の役目を担う存在は非常に有効です。
元来コンサルタントというのはそういう面でも重宝するはずなのです。
従業員の方々と経営陣を繋ぎ、同じ方向に向かせる。
そして言い回しやノウハウを駆使して業務改善を遂行し成果を得る。

その延長線上には社員一人一人の改善への理解と意識の向上。そして経営陣と従業員の隙間にある溝は埋まっている事でしょう。

そうして初めて、企業として一体となり一つの大きな意思となり成長できる環境が生まれるのです。

終わりに

ここでご紹介したようなサイクルを社内で回していくのは最初は非常に難しい場合が殆どです。
何故なら何をどのように説明すればいいか。そして従業員一人一人がどのように感じていてどのような意見を持っているか。

本当に効果のある改善の進め方は?今現状でどの程度よくなったのか。

業務改善に初めて取り組む企業様、過去に取り組んでいたが成果が出なかった企業様においてはこれらに対するノウハウもなければ、業務改善だけに特化できるほど時間に余裕のある経営者様もいらっしゃらないというケースが殆ど。

だからこそ、得たい効果を得る為に。そして従業員と経営陣が一体となるために外部からコンサルタントを雇う、そして時間を、ノウハウを買い結果を出す。

これがコンサルタントを使う理由の一つです。

是非一度ご相談下さい。必ずお役に立てるご提案をさせていただきます。

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