業務改善における優先順位のつけ方について!ここを間違うと得たい効果が得られない??!

皆さんこんにちは、笑顔の未来を創るパートナー、株式会社LEO-Makotoの大澤です。

業務改善を行う際多くの企業様が目標を決め、問題を定義し、改善案を立案するというオーソドックスな流れを汲んでいると思います。

では、作成した改善案全てを採用しますか?

恐らくNoでしょう。
なんならかの理由付けにおいて採用する案を絞っているはずです。そうでなければどれも中途半端になってしまい、効果が出ないという事態に陥ってしまうからです。

では、どのようにしてこの優先順位を決めているのでしょうか。

基本的な考え方としては、『改善の難易度』と『改善の効果』で優先順位をつける事となります。

これは極当たり前の事ではありますが、当然改善が容易で効果が大きいものが最も優先順位が高く、改善が難しく効果が小さいものは優先順位が低くなります。

1.改善案を立案する

Aという問題があった時、様々な改善案を抽出するところから始めます。
この時点ではとりあえずドンドン意見を出してください。それが可能か否か。そしてやる価値があるかどうかを判断する為に優先順位付けをしていくので、この時点で『その案はダメだろ』というように感覚的な意見で否定をすると意見が出なくなる恐れがあります。

2.効果について考える

次に、その改善案がもたらす効果を定量的に見ていきましょう。
ここでは必ず数字を使っていく事とします。

ここで言う効果は金額、時間など特に縛りはありませんが重要なのは比較しやすいように単位を揃える事です。

3.投資金額(コスト)をみよう

物事を進める時に必要な観点がコストです。この案を実行するにあたり、必要になる金額は幾らか。
設備や物品の購入が必要かどうか。コンサルタントを雇う必要がある。
外注が必要など、様々な面から可能な限りこのコストを明確に積み上げる事でより正しい評価が出来ます。

ここでよく抜けるのはレイバーコスト。次項で出てくる見込みの『必要期間』と1日当たりにその改善に関わる時間、そして1時間あたりのチャージでどの程度従業員のコストを投じる必要があるかも考慮する事が望ましいと考えます。

コストを効果で割ると大体どの程度で投資金額を回収する事が出来るかといった目安が算出できます。どれだけ効果が大きかろうが莫大なコストを投じて50年かからなければ効果が投資額を上回る事がないような案を通すわけにはいきませんよね。

4.実行に必要な期間は

それぞれの改善案を実行する為にはどの程度必要か。これをきっちり見極める必要があります。
投資対効果がとてもいいが、実行までに10年を要する。これではこの10年の間に状況や環境の変化が起こり、改善が役に立たない状態になる事態も想定されます。

案件によっては1年~3年。すぐに出来る改善であれば1日など、優先順位を決める上で必要な期間を見ておくのはとても重要です。

例えば①で言えば5年の回収期間が設定され、改善に実行な期間が1年間。
すると、1年後からこの効果が発揮される事を考えると実質6年後にやっとコストがペイされるというイメージになります。

②では0.5年後に実行され、回収が1年間なので1.5年後には効果が投資額を上回ります。
同じ6年後時点では、①が0円に対して②は既に9,000万円の効果を出している事となります。

0.評価基準を明確に定めておく

ここで一度評価基準をつける以前の段階に話を戻します。
ここまでで紹介したような形でそれぞれの評価をしていくのですが、最終的に優劣を決める為に点数化するのがオーソドックスなやり方です。

上記はあくまで一例ですが、このように誰が見ても誰が決めても明らかに同じ基準において評価できるようにしておく必要があります。
よって、定量的に表現できる評価基準を設けておくと後々の改善も同じ基準で評価できるのでより分かり易く透明性をもったものになります。

5.評価(優先順位付け)

前項『0』の評価基準に今回の『2~4』項の数字を当てはめて評価するとこのようになります。

すると以下のような順位付けとなります。

これで見ると②の改善案と④の改善案が順位付けで1位となっています。
よってまず取り掛かるのはこれらの改善となります。

しかしながら通常、④の規模(効果・コスト・期間)を見るとこういった優先順位付けをするまでもなく『すぐしようよ(Quick-Win)』の改善となりますので実際にはこんな評価なく通常の現場改善レベルで実行するものとなります。

逆に⑥の規模だと全社で協議すべきトップマネージメント案件規模なので同様に検討する必要があるのであればもう少し違ったステージで議論がなされるべきです。

ここで正当に評価されるべきは①、②、③、⑤でその中では②が最優先事項であると捉える事が出来ます。

最後に

ここまでお読みいただいた皆さんは薄々感づいていらっしゃるでしょうが、これら全てにおいて最も重要なのは『0』の評価基準です。

この評価基準は基本的に案件のたび、プロジェクトのたびに変わるものであってはなりません。

会社が業務改善を推進・遂行していく中で土台ともいえる地盤ともいえる部分なのです。

よって、ここを正当に決めていくのは『会社としての決定』とする事が望ましく、ここがその都度変わるようでは中々改善が文化として定着するのに難しくなってきます。

当社、株式会社LEO-Makotoでは業務改善のプロフェッショナルとしてこういった定義に関しても社として設定していき、目的や目標の設定。問題の定義、改善案の立案。そして今回の優先順位付け。改善の実行とその修正。効果測定といった改善プロセス全てをフルサポートさせて頂いております。

早い段階で外部プロフェッショナルを入れてでも基盤を築いていく事で確実に根付く改善を行っていく。そして会社の文化として定着させるといった事に繋がるのではないでしょうか。

当社では無料相談やトライアル期間を設けて、透明性のある価格設定にてお手伝いさせて頂いております。是非一度ご相談くださいませ!

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