5sの整理は「分類」で制する!3つに分けて効果的に整理を進めよう!

皆さんこんにちは!広島県呉市の業務改善コンサルタント、株式会社LEO・Makoto大澤です!

本日は5sの整理、その中でも最も重要な「分類方法」について掘り下げていく事とします!
本記事を最後まで読み進めて頂く事で「整理」という行動の考え方が明確になりますので、是非参考にしてみてください!

<この記事はこんな方へオススメ>
・5sの具体的な進め方が分からない方
・5sをこれから始めたい方
・5sに既に取り組んでいるが思うように成果が出ない方
・そもそも「整理」って何?という方

5sの整理とは?

過去多くの企業様で5sを実践してきましたが、その多くが「整理」「整頓」の最初の2sで躓いていらっしゃいました。

何故この2sで躓くのか。理由として最も多かったのは「2sの本質を理解していない」事。そして従業員の方が5sを実施する事に懐疑的であるという2つの原因が非常に多いことに気づいたのです。

・2sの本質を理解していない
・従業員の方が5sを実施する事に懐疑的である

本記事ではこの2つの原因の内、前者側を中心に構成している為、後者については以下の記事を参考にして頂ければと思います。

5sというのは以下の5つの要素の頭文字を取った総称です。

※各要素の詳細をリンクで貼っていますので詳細については上記リンクからご確認下さい。

読んだ通りですが、この5sはアルファベット化された頭文字から名づけられています。

この語源は、日本能率協会が名付けた物という説やトヨタ生産方式で言われだした物である説の2つが有力という事ですがどうやら結論は出ていないようです。

実は英語にも5sが表現されており、これが5sの本質をうまく捉えているのでご紹介します。

英語の5s

  • 整理: Sort (分類する)
  • 整頓: Set in order (正しい位置に置く)
  • 清掃: Shine (輝く)
  • 清潔: Standardize (標準化)
  • 躾 : Sustain (維持する)

5sの整理とはまさしく「分類」する事が重要です。
5sが根付かない、5sが進まないという悩みを抱えた多くの企業様はこの「分類」がうまくいっていません。

何故5sがうまく行かないのか分からない。

こういったお悩みを持たれている方にこそ、本記事は役に立つものとなっておりますので是非参考にしてみてください。

整理で最も重要な分類について

 乱れた状態にあるものを整えて、きちんとすること。「資料を整理する」「気持ちの整理がつく」「交通整理」
 無駄なもの、不要なものを処分すること。また、あとあと煩わしい問題が起こらないように処理すること。「人員を整理する」「身辺を整理する」

https://kotobank.jp/word/%E6%95%B4%E7%90%86-546621
コトバンクより引用

これが一般的な「整理」の定義です。

2の「無駄なもの、不要なものを処分すること」。これが5sにおける整理の重要な部分といえます。

しかしながら企業において「ムダなもの、不要なもの」を明確にしていく事は非常に難しいのです。

「これはムダだから捨てよう」とは中々なりません。

むしろ「これは当分使っていないけど、いつか使うかもしれないから残しておこう」となる場合が非常に多いのです。

もっと言えば製造工場などでは特に「これは半年に一回しか使わないけれど、重量物だし、現場の近くに置いておこう」というようにスペースだけ取って殆ど使わない物が現場の一等地に置いてあるという例は特に多い。

では、具体的に「分類」とはどのように分けるのか。

ここではまず私が推奨する分類方法についてご紹介させていただきますが、企業ごとで定義は変わって然るべきなので参考程度でお考え下さい。

分類の種類について

まずここでは分類すべき3つの項目をご紹介していきます。

必要なモノ

まず一つ目の分類項目としては「必要なモノ」です。これは当たり前の分類ですね。

後ほど「では何を必要なモノと定義するのか」という点についてはお話していきます。

不要なモノ

これも当たり前の分類です。2つ目の分類は「不要なモノ」。つまり処分対象です。

ここに分類される場合、躊躇なく捨てましょう。ここで躊躇してしまい「いや、これはいつか使うかも」と考えて処分できずにいるといつまで経っても5sは進みませんので勇気をもって処分して下さい。

必要だが使用頻度が低いモノ

この分類の定義付けが5sの進捗を左右します。
確実に使うが、使用頻度が低いモノです。これは処分はしないが現場の一等地には必要がないものです。

分類の定義について

整理 分類

注意が必要ですが、整理の定義は企業毎で確実に違いますのでこのまま定義設定はしないようにお願いします。

こちらはあくまで参考ですが、シンプル且つ程よく網羅できる分類定義となっていますので参考にはなるはずです。

定義する上で重要なのは「誰にとっても明確」である事。
つまり誰が分類しても同じ結果になれば定義が明確であると言えるでしょう。

ここでは「使用頻度」に重きを置いていますが、ここに資産価値などが加わる場合があります。

また、1か月以上使用していないという定義に関しても生産する商品のリードタイムなどによって左右されますのでご注意ください。

定義付け以外の分類方法

分類するのに時間ばかりがかかってしまい、5sが全く進まないケースにおいて役にたつ分類方法が3秒判別です。

これは特にモデル職場やトライアルとして部分的な5sを行う際によく使っています。
主に以下のような流れにおいて利用します。

  1. 作業台や5s対象箇所にあるモノをその場から一度全て取り除く過程で「これは処分してもいいですか?」という質問をする。
  2. 即座に「Yes」であれば処分対象。即座に「No」であれば必要なモノ。そして3秒程度悩むようであれば「保留」としてそれぞれ分類ごとに分けて置く。
  3. 「保留」したモノを再分類する為に「何故これを処分する事に躊躇うんですか?」という質問を投げかけ、理由が明確であるモノは「必要だけど一等地に必要ないモノ」ゾーンへ。理由が曖昧な場合は処分対象とします。
  4. この分類をした上で必要なモノのみで「整頓」のフェーズに進みます。

不要なモノに分類したモノをいつまでも残しておくと気付けばまた元の場所に戻っている事が大半なので、確実に処分するようにしましょう。

処分する際の注意点

処分にも種類があり、ここには注意が必要です。
どういう事かというと、「固定資産」であるものや「他の工程で必要なモノ 」などがそのまま捨てられる場合があります。

そういったモノでない事を確認して、不要であれば処分すればいいし他の工程で必要なモノであれば譲渡しましょう。

また、「個人のモノ」の場合も注意が必要です。

最後に

5s活動において整理は最初にして最も重要な要素です。

ここで躓くと結局物量は変わらず単に置き場を変えただけという結果になってしまいます。

必要なモノを必要なだけ必要な場所に。

これが5sで最も重要な事です。

この視点を以て5sに取り組む事で生産性向上や品質、安全向上につながる本当に価値のある5sが履行出来るわけです。

使用頻度が低いのに何故か現場の一等地に居座るモノは存外多く、それを「当たり前」と受け入れているケースも多い。

そうでなく、きちんと整理する事で一等地に本当に必要なモノだけがある状況を作り、そこに最適な形で最適な置き方をする事で現場作業は格段に効率があがります。

それは最終的に会社に利益をもたらす大きな第一歩となるのです。

正しい5sは会社にとっていい効果しかありません。

私は本記事でご紹介させていただいたような「正しい5s」を企業様に実行頂く事で企業様の利益に結びつき、品質向上させお客様に喜んでいただける。

そして安全性が上がる事で従業員の皆様が安心して働ける職場づくりをしていきたいとかんがえています。

それが弊社のコンセプトである「笑顔の未来を創る」という事に繋がると信じているからです。

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