ビジネスにおいて、書類作成は「社内外との情報の伝達」や「業務の記録を残す」という観点で欠かせないものです。
加えて、書類作成は、新人・ベテラン関係なく必要な作業であり、作成に割ける時間は限られています。
コツを押さえた上で取り組み、誰でも簡単に作成できるよう仕組み化することが大切です。
- 書類を作成する方法やコツが分からない
- 作成時に役立つ情報を知りたい
- 書類作成を効率化する方法が分からない
などといった方悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、「書類作成で抑えるべきポイントが分からず、作成するのに苦労している」といった方向けに、
ビジネスにおける書類作成の基本、効率化する方法について詳しく説明します。
ビジネスにおける書類作成の基本とは？
基本を押さえた上で実践することが、誰でも見やすい書類を作成できるようになります。
書類作成のポイントを説明していきます。
（１）文章が簡潔にまとまっている
文章が対象者に向けて簡潔にまとまっていることが必須です。
読み手が情報を理解しやすいように、序論・本論・結論の流れで構成します。
そして、できるだけシンプルでわかりやすい言葉を選ぶことが伝わりやすい文章を作成するコツです。
また、書類を作成したあとに必ず読み返し、誤りや不備などをチェックする時間を設けることも大切です。
要点が分かりにくいと、読み手にとって解釈の違いが生まれてトラブルに繋がる恐れがあります。
そのようなことが起こらないように、わかりやすい表現にブラッシュアップし、書類の精度を高めましょう。
（２）文体や言葉遣いが統一されている
文体や言葉遣いもビジネス文書を作成する上で、読み手を意識する必要があります。
文体が一貫していることで、内容の理解を助け、書類全体の説得力を高めます。
一般的には「です・ます調」が推奨されますが、組織によってルールが異なる場合もあるため、事前に確認しておくと良いでしょう。
書類作成後は、他者からのフィードバックを求めることで、文体や言葉遣いの統一性をさらに向上させられます。
（３）必要事項に過不足がない
書類は簡潔にまとめつつ、必要事項に過不足がないか確認しながら作ることが大切です。
書面で記録を残すことは重要ですが、テーマに即した内容以外を書きすぎると不要な情報が増えてしまいます。
一方で、簡潔に書きすぎても前提が伝わらず、あとから見返したときに理解しづらい書類になります。
書類を作成する前に、必要な情報や入れるべき項目について吟味したうえで書類作成に取り組むと、必要事項に過不足がない正しい情報を残すことができます。
（４）読み手の立場で作成されている
書類作成の際には、読み手が何を求めているか、どのような情報が必要かを理解することが重要です。
読み手のニーズを把握しておくことで、内容をより関連性が高く、読み手にとって価値のあるものにできます。
業界用語や専門的な言葉を使う場合でも、読み手が理解できるレベルで説明を加えると良いでしょう。
読み手にとってわかりやすい言葉を選ぶことがポイントとなります。
（５）レイアウトが整っている
文字フォント、色、余白などレイアウトを統一させることで、書類の読みやすさが向上します。
外部へ提出する場合の書類は、受け手に対してより良い印象を与えることができるので、適切なレイアウトで作成しましょう。
書類作成を効率化する方法について
次に、書類作成を効率化するための方法をいくつか紹介します。
時間を節約し、作業のスピードを上げることで、書類作成がもっとスムーズに進むようになります。
（１）テンプレートを活用する
書類作成の最も効果的な効率化方法は、テンプレートを活用することです。
テンプレートを使えば、毎回同じレイアウトや形式で書類を作成する手間が省けます。
例えば、報告書や請求書など、定型的な書類が必要な場合、
あらかじめテンプレートを作成しておくことで、次回以降は必要な部分を更新するだけで書類が完成します。
テンプレートを利用することで、書類の形式を統一し、作成時間を大幅に短縮できます。
（２）構成を考えてから書類を作成する
書類作成作業に入る前に書類の構成を考えておくとスムーズに作業が進みます。
作成する書類の結論から逆算し目次を考え、各目次の中身をどうするかを把握した後に、書類作成作業に入りましょう。
（３）第３者にチェックをしてもらう
作成した書類を第三者にチェックしてもらうことで、文書の質を高め、ミスを減らすことができます。
複雑な書類作成を行う場合、作業を分担し、スケジュールを立てて進めることが重要です。
例えば、大きなプロジェクトに関する報告書を作成する場合、情報収集、ドラフト作成、レビューなどのプロセスをチームで分担すると、効率的に作業を進めることができます。
締め切りを守るためには、作業時間をスケジューリングして計画的に進めていくことが大切です。
まとめ
書類作成には基本的なルールと効率化の方法を押さえることで、より迅速で効果的に作業を進めることができます。
目的を明確にし、構成を工夫することは、書類の質を高めるために欠かせません。
テンプレートなどを活用すると、作業の負担を軽減し、より少ない時間で書類を完成させることができます。
これらの方法を実践することで、書類作成にかかる時間と労力を最小限に抑え、業務全体の効率を高めることができます。
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