5sというと現場の事を思い浮かべる方も多いが、今回はオフィスにおける5sについて述べる事としよう。
現場の５ｓに関する記事はこちらをどうぞ
５ｓとは？その重要性とは？会社全体で取り組むべき５ｓについて！
さて、オフィスにおける5sについてはイメージがつく方も多いかもしれない。しかし今回は敢えて当たり前の事を当たり前に書いてみようと思う。ただ、この当たり前。実際には出来ていない事の方が極めて多い。
現場へ「5sをしろ！」と言っている上司の机を見て欲しい。本当に整理されているだろうか。自ら5sを実施して、現場や社員の方へ5sを励行する経営者の方は本当の意味で5sを大事にされている方だろう。
オフィスの５ｓ
まず、自身の身の回り。机周辺における5sについてお話させて頂こう。
5s、オフィスではどのように行う？難しく考える必要はない。お子様がいらっしゃる方は子供の散らかった机をキレイにするよう叱った経験があるのでは？それをまずは自分に当てはめて見る。
まずは自分のエリアの不要な物を捨てよう。いるのかいらないのか分からないメモ書きがある場合も容赦なく捨てよう。奥の方から出てきたような物は基本必要ない。なくても仕事に影響がないから奥から出てくる訳だから。また、同じ種類のペンが何本もある場合も必要ない。予備ならオフィスに一つ、共用の予備棚を設置しておくだけだ。
これが、整理となる。
次にどこに何を置くか、レイアウトを考えよう。
一番使う物は？一番近くになくてはならない物は？未決の書類は？情報の流れや、探す手間を省くために重要なのがこのレイアウトだ。
見なければならない重要な資料が書類の山に埋もれて会社全体の足を引っ張るというケースがある。後から来たもの（資料）が上に乗っかり、山になる為下の方の資料が目に着かずこういった現象となるわけだが、工場等で『先入れ先出し』という改善手法を用いる事が多く、それはオフィスでもまさに活躍する。
自分のエリアのレイアウトを決める為に着目するポイントは必要な物、使用頻度が高いものだけを机の上に置く書類置き場の分類をして、決裁が必要な分類の書類は先入れ先出し出来る仕組みを作るこの二つだけでも大きく生産性が変わる。
これが整頓である。
次に清掃だ。
整理整頓が出来ていれば基本的に机の上、机の中はキレイになっている物と考える。
では、机の周りは？特に配線などはどうだろうか。コンセントが机の裏の方に隠れていて埃まみれ。また、抜き差しに時間を要するなどという経験はないだろうか。
配線はとかく裏に隠す事が多く、それが相当な量あると一体どれがどの線かも分からない。少し引っ張りながら手繰り寄せるという光景を見る事も少なくない。
おススメするのは、コンセントは机の上。配線はポールのような物をたてて上に上げてしまう。こうする事で掃除の手間は減り、且つメンテナンスや交換も効率よく実施する事が可能になり、異常があればすぐに気づく事が出来る。
そして自身の机周りの日々の掃除。整理整頓が出来ているか。不要な物が机の上に転がっていないか。配線、コンセントに埃は被っていないか。
毎日5分でいい。毎日の5分が継続出来れば大掃除など必要ない。
これが清潔である事という。
そして最後に前述した5分ないし10分を義務化する。例えば始業後、5分を机周りの掃除の時間にする。隣り合う人同士が確認をする。もしくはリーダーをたてて確認をする。習慣化するまではある程度の強制力を持たせなければ根付かない。
これが、躾だ。
そしてその前提として、『何故、これを行う必要があるのか。メリットは？』というのをキチンと知って頂く必要がある。
メリットを理解し、その時間を確保され、確認が為されれば基本的に自身の机において5sは遂行され、継続されるだろう。そしてその効果も実体験と共に垣間見る事が出来る。
重要なのは、キレイにする事が目的ではなく、5sを実施する事で生産性が上がる。ミスが減る。そしてその付帯効果としてキレイ、見栄えがいいというのがついてくる事である。
よって、レイアウトに関しても単純に物を全て無くせばいいわけではない。それを見失うと効果も出ず、継続しないその場限りの『キレイ』になってしまう恐れがあるのでご注意願いたい。
さて、ここでは冒頭でも記述した通り非常に当たり前の事を当たり前に書かせて頂いた。
この当たり前を当たり前に出来る会社というのは得てして強い。品質も生産性も、プロセスも、安全も、全てにおいて当たり前の事を敢行出来る強さを持っている。
次の記事ではオフィス全体における5sについて情報の流れや共用品の置き方等についても記載する。（4月中旬を予定）
機会があれば是非ご覧頂いてご意見を頂戴出来れば幸いです。
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