会議で発言しない人が多い。活発な会議にする為に導入すべき３つのポイント

ビジネスにおいて会議というのは必ず発生する「議論の場」です。

会議というのは様々な目的の基行われるのですがその多くは以下に纏める事が出来ます。

• 意思決定を行う場
• 意見を集める場
• 共有する場

意味のある会議、意味のない会議という点について議論するのはまた別の機会にしておくとして、ここで注目したいのは特に以下の２つを目的とした会議についてです。

• 意思決定を行う場
• 意見を集める場

共有する場というのは基本的に事実を淡々と述べる為の場である事が多い為その役割と義務を持った方が話すというのが通例です。

では上記の２点について。陥りがちな状況説明を踏まえてこれらを活発な物へ変えていく為の簡単な方法をお話していく事とします。

なんで誰も発言しないのか

発言しない人の心理というのは存外単純です。

• 否定されるのが怖い
• 発言に責任が持てない
• 自分の意見が取り入れられると思っていない
• 流れに身を任せたい
• そもそもその議論に興味がない

大体ここに発言しない理由が当てはまります。

では何故そのような考えに至るのか。ここに会議を活発化させる為のヒントがありそうです。

否定されるのが怖い

過去に意見を出して否定された事が根強く残っていて、また同じ事になるのではという考え。

会議内で人の意見を否定する場面をよく見かける。

会議以外でも発言としてよく否定的な事を言う人が出席している。

このような場合、潜在的に「否定されるのではないか」という考えに至り、発言が出来ないという方は非常に多くいらっしゃいます。

発言に責任が持てない

話す内容にそもそも自信がない。

意見してしまうと自分がその責任を負わされる、例えば「こうすればいい」と言うと無条件に「じゃぁお前がやれ」となるケース。

こういった場合、その話の流れになる事を恐れて発言をしないというケース。

これも非常に多いパターンだといえるでしょう。

自分の意見が取り入れられると思っていない

そもそも発言したところでムダという考え。

何度か発言した事があり、実際に「採用」されたアイディアもあったがアクションに結びつかず、発言した事自体がムダだったと捉えてしまった経験をお持ちの方に多くみられる傾向です。

流れに身を任せたい

自分が意見して何かを決める、何かが進むなど求めていない。いいから早く決めてくれ。決めてくれたら従うから。

このような考えをお持ちの方。これもとても多くみられるケースです。

そもそもその議論に興味がない

究極ですね。議論に興味がない。その案件がどうなろうとも自分に関係がないというものです。こうなると自分がその場にいる意味すらよく分からない状況になってしまいます。

では、どうすればいいのか

まず結論から言いましょう。以下の３つのポイントを押さえるだけで確実に会議が活発になります。

• 否定的な発言を認めない
• 事前にポイントを絞り、関係者以外は招集しない
• その場で決めた事は確実にアクションへ結びつける

簡単です。今日からできます。

否定的な発言を認めない

人間だれしも頭から否定されるのは快く思いません。

その会議の場における鉄のルールとして発言に対する否定を認めない事をすぐに導入してください。

最終的にその意見を採用するかどうかはまた別の話です。

しかしながら否定に否定を重ねても不毛な時間にしかなりません。

よってその意見に対してはきちんと聞き、最終的に総合判断として採用の可否を決める形をとりましょう。

そもそも意見を聞く気がないなら呼ぶなよと思うのは当たり前のこと。自分が逆の立場でも同じことを思うはずです。

事前にポイントを絞り、関係者以外は招集しない

こんなの当たり前の事と言われますが、実際には出来ていないケースの方が多いというのが実情です。

その会議において一体何を決めたいのか。何を話したいのかという目的を明確にし、その項目を明らかにしておきます。

そのうえで、一体だれを集める必要があるのか。それに基づいた会議招集が必須です。

極めて単純且つ当たり前。そう思うならすぐに見直してください。そして振り返ってください。本当に出来ているか。

その場で決めた事は確実にアクションへ結びつける

これが最も出来ていない場合が多いといえるでしょう。

決めた事、採決された内容がいつまでたっても履行されない。アクションの素振りすら見せない。

これでは、発言した事そのものが「ムダだった」と感じ取られても仕方がありません。

「忙しくて」は言い訳になりません。なら会議するなで終わりです。

こういった、決めた事に対する進捗管理がなされないのは大企業・中小企業問わず多いと断言します。私の経験談です。

これを本当に実行していくためにはプロジェクト化する事や、見える化するなどといった行動を以て確実なものにする必要があるのですが、こういったアクションの部分を疎かにしてしまっては会議での意見が減っていくのは当たり前の事と言えるでしょう。

まとめ

本記事で書いた事は非常に単純且つ当たり前の事です。

ただ、当たり前と思ってはいても当たり前に行動出来ないというケースは多々あるのです。

もし自社での会議が本記事の問題部分にあてはまるようであれば即刻お勧めした３つのポイントを実行してみてください。

その中でも更に落とし込んだ方法や会議のノウハウというものもご紹介できます。

お困りのようであれば是非一度お気軽にご相談下さいませ。

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