皆さんこんにちは、広島県呉市の業務改善コンサルタント株式会社LEO-Makoto 大澤です。
業務改善を実行するにあたり、最も重要となる要素がタイトルの通り、『行動』『ノウハウ』、『モチベーション』です。
それぞれどのような役割を以ており、何故重要なのかといった点について今回はお伝えさせて頂きます！
『行動』
どれだけ知っていても、どれだけ立派な計画を立てても、行動が伴わなければ変化はありません。
業務改善に限らず、全ての事柄に言えるのがこの『行動』の重要性です。
とかく『リスク』についての議論ばかりが膨らんで、折角計画を立てたものの何も進まないなどといったケースがあります。
しかしながら、どれだけ考えても結局のところ「やってみなければ分からない」のです。
これは、計画が不要などと言っている訳ではありません。
ある程度プランニングが出来たら実行して、結果を分析して、修正する。このサイクルをどれだけ早く回すかが成功への最短ルートなのです。
行動する事で初めて気づく事や行動しなければ見えてこない事は山のようにあります。
どれだけ机上の空論を振り回しても、行動した結果を上回る検証の術は存在しないのです。
考えなければならないのは、ではどうやって行動を促すのかという点。
その動機となり得るのが残りの２点、『ノウハウ』と『モチベーション』にあります。
『ノウハウ』
ここでいうノウハウとは、経験と実績に基づいた『実』の部分です。
本や教科書で学ぶ業務改善は、フレームワークや改善の進め方などといった論理的な思考回路に基づくエキスパートな部分ではあります。
ただ、はっきり言ってそんなのは本やインターネットを見ればいいのです。
このような場合はこうしたらこうなった経験がある。だからこうした方がいい。
このような場合はこうしたら成功した。やってみよう。
などと言った経験の引き出しこそがノウハウ足り得る部分です。
業務改善においても例外はなく、勿論フレームワークを使用して問題を掘り下げ、定義し、解決策を提示します。
しかしながらそのフレームワークの使用方法においてもノウハウが必要。勉強して経験がない人は使うべきフレームワークとそうでないフレームワーク選定が出来ないもしくは間違ったりしてそもそも論向かうべき方向が違うといったケースが多くあります。
実際の経験に基づく引き出しの開閉。これにより速やか且つ効果的な業務改善導入と進捗を可能にするのです。
そうして積み重ねた社内の改善ノウハウは必ず次の改善につながり、最終的には社の文化として定着していきます。
行動を促す動機として必要なのは『文化の定着』と『ノウハウに裏付けされた腹落ちする改善の流れとそれをしなければならない理由』なのです。
『モチベーション』
社内における業務改善においてはモチベーションが最も重要な要素の一つと言えるでしょう。
業務改善に対してモチベーションが高い場合、変な話放っておいても改善は進みます。
しかしながらその殆どが改善に対してなかなかモチベーションを保てないのです。
それはなぜか。最も根本的な理由は『何故それをしなければならないか』を理解しておらず、傍観者になってしまうからです。
当事者意識を持てないのです。
この原因の多くは『情報量の圧倒的不足』です。
例えば『改善をしなければならない、だから職場単位で業務改善をしなさい』と言われたとしても何故必要なのか。何をする必要があるのか。疑問符ばかりでとても積極的に取り組もうとは思えません。
そして『それくらいわかるだろ』『自分でも少しは考えてくれよ』と思ってしまう管理職以上の皆様、そのお考えは正しい。しかしながら分からないのです。
考える材料が経営者様や管理職の皆様と比較して圧倒的に不足しているのです。
よって、業務改善を進める上で必ずしなくてはならないのは従業員へその必然性を明確に伝え、従業員の皆様に腹落ちしてもらう。
そして、従業員に損をさせないようにする事、損と思わせないようにする事です。
ここでいう『損』とは何か。
例えば早く帰れたはずなのに『何故やるかよく分からない事』の為に残業をしなければならないといった事から、『効率がよくなったら従業員が誰かクビになるようだ』といった事。様々なものがありますが、何れにしても改善をする事で『デメリットが大きそうだ』と感じさせることです。
こういった面が出ない為にもしっかりした説明が必要なのですが、その部分を怠っている企業様も多く、その殆どが従業員の方々からちゃんとしたサポートがされていない。つまりモチベーションが低い状態であるといえます。
まとめ
何が業務改善において最も必要で、それが何故必要か。
これが理解されれば、進め方も変わってきます。計画がどうとか進め方がどうとかいう以前の問題の部分も多々あるため、業務改善を行う際は実際にそれを行う方々のやる気スイッチを入れるべくモチベーションを上げる伝え方や仕掛けが必要なのです。
『そんなことをしなくても改善が回るようにしたい』こういった声も理解できます。しかしながら『そんなことしなくても改善が回るようになっていない』のには理由があるのです。
当社では最初に目標設定等を行い現状把握する際には従業員の方々一人一人がどのように考えているか。どのような面において不満を抱えているかなどをヒアリングします。
人間関係や考え方など。こういった面にも最大限注意をはらってから改善着手までの道を整えていきます。これが結果的に最も早いのです。
人が関わる以上、感情をないがしろにする事は出来ません。
例えば、ずっと誇りをもってやってきた仕事をどこぞの外部コンサルが一目みて『ムダ』と言った場合を考えてみてください。
まず最初に腹が立つし、こいつの言う事は聞かないとなる場合も多いでしょう。
なので、理解して頂き、腹落ちしてもらい、実行する。
これはとても重要な事なのです。そして、逆に言えばこれが出来ており、知識やノウハウを以てして行動すれば必ず結果が出ます。
結果が出ていないのは、そこから漏れている方々です。
だからこそ、これから業務改善に取り組む方々には是非こういった点において注意頂きたいのです。
素晴らしい業務改善に一つでも多くの企業様が取り組んでくだされば、それはとても幸せな事なんです。
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