PMOの重要性について。企業でプロジェクトを進めていく上で有効な組織づくり。

PMOという言葉について、目にしたことや耳にしたことはあるが意味とその存在についてあまりご存知ない方も多くいらっしゃるのではないかと思います。

そこで本記事ではPMOというものとその存在意義やメリットについて触れていきたいと思います。

最後に私がPMOとして関わらせていただく事で『具体的に何が得られるか』について少しだけ書かせて頂いておりますのでお付き合い頂ければと思います。

PMOとはProject Management Officeの頭文字から成る略語です。

意味としては:

PMOとは”Project Management Office(*1)”の略です。日本語では「プロジェクトマネジメントオフィス」、「プログラムマネジメントオフィス」と一般的に呼ばれます。 PMOは、組織内における個々のプロジェクトマネジメントの支援を横断的に行う部門や構造システムを言います。

https://www.npmo.org/pmo%E3%81%A8%E3%81%AF/

プロジェクトを円滑に進める為に存在するプロジェクトマネージャーの補佐的な機関をさします。

プロジェクトには大小ありますが、大きなプロジェクトであればあるほど管理するべき項目や関わる方々が多岐に渡るためプロジェクトマネージャー一人でこれをまとめ上げるのは大変であり、あまり効率的であるとは言えません。

よって、PMOを設置し部署内外における橋渡しや調整を行う。スケジュールや数字的要素、そしてアラーム等においても早急に吸い上げてプロジェクト進行において最短且つ効率的に進めていく為に存在するものと言えるでしょう。

PMOの役割とは

既に前述したものとなりますが、一つ一つ深堀していきましょう。

PMOとはもう少し具体的に何が出来て何故必要なのかを本項にて記載していきます。

プロジェクトに係るリソースとコストについて

PMOはまずそのプロジェクトの規模間やスケジュール、経営者やプロジェクトマネージャーが成し遂げたい事を的確に把握し、それに係るリソースやコストについて纏めていきます。

勿論それらを纏める上で概略のスケジュールや何をする必要があるのかを整理し、見える化していく必要がありますので全体の大枠に当たる企画をラフに作りこんでいく作業が必須となります。

プロジェクト環境の整備

リソースやコストと平行して纏める必要があるのがこの環境です。ハード・ソフト双方において何が必要で、どこに必要で、どのような管理と進め方が必要となるのか。

この辺りに関しても網羅的に計画し、提案していくことが必要となります。

プロジェクトの管理業務

プロジェクトマネージャー指揮の元、プロジェクトが開始された後にはこのプロジェクトの管理が必須となります。

この業務がPMOの表立ったメインタスクとなります。

部署を超えたプロジェクトになる場合、社内でPMOを立てても個々人の力関係や部門間の確執や部門間の見えない縄張り争いのようなものが邪魔をして中々円滑なプロジェクト進行が出来ない場合があります。

ここがまさに外部に委託する最たるメリットではあるのですが、私が会社員としてプロジェクトに参画していた際にもこのような事は少なからずありました。

どこぞの部署の部長は非常に力が強い。ここが動かなければ他が動けないのに社内にこの部長に物申せる人間がいない。

このようなケースです。

プロジェクトを進行させる上でこのような力関係はムダ以外の何物でもない。

しかしながら社内で調整しようとしてもこれが必ず出てきます。当たり前です。企業に勤めている方には未来があるからです。

よって、外部にこの役割を委託し社内で確執は作らずにプロジェクトを成功に導くという選択をする企業は少なくありません。

プロジェクトマネージメント教育

これも重要な項目です。

今後どのようなプロジェクトを起こすにしても、どのような進行をするのがベターか。そのノウハウの蓄積は必須です。

大きなプロジェクトであればPMOを外部から雇うのが結果的にコストからみても安価である事は間違いありませんが、規模間の小さなプロジェクトを社内で初める際にもPMOを雇うのかというとそれはムダな出費です。

私もPMOを生業としている身からこのような発言をすると仕事を減らしてしまうのですが、企業様の目線に立った時に『必要なものに金を払い、不要な出費は減らしてもらいたい』という思いがあります。

よって、PMOを雇い入れた際に必ず今後プロジェクトを運営できる人材の教育を兼ねさせて頂く事を提案させて頂いております。

そのうえで再度ご依頼頂けるのであれば勿論何度でも対応は致しますが。

PMOを導入するメリットは

円滑且つ安価なプロジェクト推進

PMOを生業としている人間はその道のエキスパートであり、プロフェッショナルです。

世の中に沢山のPMOコンサルタントやPMOをビジネスとして取り扱っている方々はいらっしゃいますがその方々は勿論相応のノウハウをお持ちです。(持たれていない名ばかりの方も中にはいらっしゃいますが)

よって、『じゃぁまず何して次にどのような事をして』というプロセスが極めて速く、確実に行う事が出来ます。

ここに時間をかけて、だらだらと時間を浪費する事がないだけでも大きなメリットがあります。

時は金です。

月の総支給30万円の人が1日の半分をプロジェクトに費やすと月で15万円を投資している事となります。(会社が支払っている額はもっと多いです)

プロジェクトに10人関わっていればこれが150万円になります。

1日浪費すると幾らの損失になるか。1週間で幾らになるか。この目線で物事を考えてください。

前述の計算を是とした場合、月に20日稼働の会社では1日に7万5千円。1週間で37万5千円の計算です。

答えの出ない、意味のない会議を繰り返し、1週間後に答えが出る。

残念ながらよくあるパターンです。

仮に外部から雇っても前述の条件程度のプロジェクトであればこれを超す事はほとんどありません。※規模が多くなれば勿論費用は大きくなりますが、社内で実施する場合も必然的に出費は多くなっていきます。

私の場合であればこの3分の1以下です。

よって、PMOを雇うというのは結果として安価にプロジェクトを進める事と同意なのです。

部署間の橋渡し

一部前述しましたが、どこの企業でも部署間を超えたプロジェクトの場合、その部署間での見えない線引きが発生します。

これは残念ながら大なり小なり必ず存在します。

『うちの部署からはそんなに人数だせない』

『それはうちの部署の仕事ではない』

『うちの部署でその予算はとれない』

『そこの部署には協力できない』

『なんでうちがやらなければならないのか』

こういった問題に対して社内で解決しようと思えばそれこそトップマネージメントの強烈なトップダウンが必要となります。

トップダウンは勿論必要ではあるものの、小事を決める際にもトップマネージメントが出なければならないようではプロジェクトは回らない。

こういった部署間には力関係が働く、背景が存在する等々阻害要因が多々存在する。

そしてこれらの関係性は社内で運営する以上必ず発生し、解消するのは容易ではない。

結果、この調整にばかり時間を要しプロジェクトが全く進まないといった事が往々にして存在する。

ここに外部からPMOを雇い入れる事で第三者による強制力が発生する。

そして変な話だが、『共通の敵』のような存在する事でもともと敵対していた部署間が手を取り合うというような事も発生する。

まさに敵の敵は味方。

我々外部から入るPMOはプロジェクト進行に万事を尽くす。

それは人間の心理面や部署間の対立の背景も含み、それらを上手く利用する為に『味方』にも『敵』にもなる。

これは社内ではなかなか出来ない事だろう。

経営側、プロジェクトマネージャーが思い描く内容に確実かつ最短でたどり着くためにどのような手段が必要なのかを相関図含めて理解する事が第一段階なのである。

PMOとして私に出来る事

プロジェクトの達成

これは前提ですね。確実かつ最適なプロジェクト運営を擁し、プロジェクトを遂行、達成する事をお約束します。

達成の為に万事を尽くす中で『不足している要素』があれば早急に相談し、解決するために必要な事についても提案させて頂いております。

コストメリット

前述致しましたが、コスト意識を持った運営を考えると確実に安価であると断言できます。

私の場合、プロジェクト規模間によりますが社内で実施した際のコストと比較して最低でも半額、最大で5分の1程度で実施する事が可能です。

こちらに関してはお話をお聞かせ頂いた際に必ず提出させて頂く別紙『試算表』にて明示していく事としておりますので一度ご相談頂ければと思います。

人財の教育

コンサルや企業にとってのパートナーを自負させて頂いている上での私の最大のアウトプットは『私が不要になる事』だと考えています。

つまり、社内における人財である方々へ私がこれらのノウハウをしっかり授けながら教育をする事で少しづつでも企業内で完結できる事が増えていく事。

最終的に『大澤がいなくてもプロジェクトがまわるようになった』が私にとっては最大の誉め言葉でございます。

まとめ

如何でしたか?ここに書かせて頂いた内容はまだまだPMO業務の一部ではありますが概略くらいは書けたと思います。

何が出来るかは最重要でありながら、やはり多く頂くコストに関する面は前面に出して記載させて頂きました。

正直このコストに関して、ピンキリではあります。

私の私見に基づく記事という事でご理解頂きたいのですが、それでも多くの場合コストメリットは高いと思います。

トータル的に検討した上で要否の判断をし、是非積極的に利用していただきたいと考えております(最後にセールストーク(笑))

お付き合いいただき、ありがとうございました。

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