皆さんは日々の日常で「何のためにそれをするのか」について考える事はありますか？
「昔からそうだった」や、「当たり前」という社内における常識がどこの会社にもあります。
それらは、とてもいい面もありますが時として改善や改革の阻害要因となる事があるのです。
何故？と思う事があっても言えない、言わない。そんな環境や文化もあればそもそもそこに問題があるという認識すらないという事もあります。
変革や改革、改善の入り口となるのは「何故？」という疑問である場合が多いのです。
何故？を掘り下げて「こっちの方がいいんじゃないか」もしくは「なるほど、確かに今のやりかたが適切だ」という答えを導きだす力を磨き、従業員一人一人が常にそういった視点を持つようになれば、企業としての改善力は劇的に向上します。
目的と手段
製造工場において、私の経験上よくみられる「目的と手段の分別があやふやになっている」例の一つにチェックシートがあります。
品質チェックシートや設備点検のチェックシート、安全確認のチェックシートなど会社で設定している様々な様式のチェックシートがあると思います。
従業員の方は日々それら必要な項目を点検し、「確認した事」を証明します。
しかし、よくあるパターンとして確認していないのにチェックするという行動や作業が終わった後に纏めてチェックするという行動を取る場合があります。
これは「とりあえずチェックシートをつけなければならない」という事が目的になってしまっている典型的な事例です。
本来、例えば品質チェックシートであれば「品質不具合を出さない為の確認作業」を確実に実施する事、そして実施した事を証明するという目的の為の手段でしかありません。
極端な話、品質チェックシートがなくても不具合が０でどんな状況においても、新規従業員が作業をしたとしても「不具合がおきない」のであればチェックシートなど必要がないという事です。
目的がこのように明らかになっている場合に仮にチェックシートがなかったとしたら大問題です。見つかるまで探すか、一度生産した商品をバラして再度チェックシートを付けながら作り直さなければ品質に対して保証が出来ないという考えになる事でしょう。
目的と手段が逆になっていたり、あやふやになってしまっている場合「講じた手段の効果が発揮されない」ばかりかムダな作業が増えてしまい、意味のない書類やプロセスだけが増えるという悪循環に陥ってしまうのです。
「何故？」は改善の宝庫
日常生活、会社での業務。皆さんは様々な場面で様々な「何故？」に直面しているはずです。
しかしそれを深堀して考える事は存外少ないのではないでしょうか。
私のお客様で以下のような事例がありました。
事例：必要のない回議プロセス
以下の会話のやりとりは、女性のAさんが資料を作り、男性のBさんに確認する際のものです。
また、今回作った資料はCさんという男性にも確認頂く必要があるようなのですが・・・。
やっと資料が出来たわ！確かこの資料はBさんとCさんの確認印が必要だったわね。もっていかなくちゃ！
Bさん、資料確認お願いします！！
あぁ、ちょっと忙しいのでそこの印鑑おしといてください
えっ、分かりました・・・
（Bさん毎回このパターンだわ・・・）
Cさん、資料確認お願いします！
はーい！！
うん、よく出来てる！OKだよ、印鑑押しておくね！
Bさんは何か言ってた？？
いえ、見ずに「印鑑押しておいて」と言われました・・・
あー、そっかそっか！まぁBさんは昔からの流れで一応通るだけだからしょうがないね！！
（えーーー？？それ、意味あるの？？？）
実際に私が経験した事例では今回Cさんが言うように「昔からの流れで意味もなく通っていたプロセス」がもう少し多かったのですが、このような事例は非常に多く、これを「仕方ない」で片づけてしまっている事で著しく効率を落としている場合があるのです。
こういった不要な作業やプロセスに対して「何故、何のためにこれはあるのか」という疑問を持ち、それを掘り下げていく事で「必要か、不要か」「必要ならば他にいい方法はないか」という面が見えてきます。
そうして浮き彫りになった問題に対して改善を施していく。
これが業務改善の原点であり、必要なマインドです。
何故？を大切に出来る環境を作る
従業員一人一人が「何故？」「何のためにやっているの？」という疑問を持ち、それに対して「こうした方がいいのではないか」という意見を出せるようになっても、「うるさい！いいから言われた通りやれ！！」では終わりです。
以降、会社をよくするアイディアは出ないと思っていいでしょう。
時代は、環境は日々変化を続けています。
その中で「昔からやっているから」という理由はなんの意味も持ちません。
今、どうするべきでこれからどうあるべきなのかを考えるのが経営であり、会社の成長であり、改善です。
昔からの習慣にも沢山いいものがあります。
それは「今でも必要な」いい習慣です。
会社が成長する為に必要であれば昔からの習慣や常識は変えるべきです。
そして何より大事なのは、従業員一人一人が会社の為に考え、よりよく変えようとする意志を尊重する事です。
勿論、全てを鵜呑みにする訳ではありません。出た意見を総括的に見た時に会社にとっての成長に繋がるか、従業員の為になるか、お客様の為になるか。
こういった視点の上で変えるべき点については変える。
そういった環境と体質がこれから先の時代を生き抜くために必要な会社としての姿勢ではないでしょうか。
最後に
目的と手段を混同せず、明確にする事。
そして「何のためにやるのか」「何故か」を常に問いかける事が出来る視点を持ち改善提案が出来る人材を作る事。
そういった意見を受け入れ、評価し、必要と判断した場合には行動に移すことが出来る企業の体質構築。
これらが出来れば会社は激変します。
環境への適応はいち早く反応出来、従業員一人一人が改善に対する意識を持ち行動出来る。すばらしい改善基盤が出来上がるのです。
何事も最初が肝心で、こういった体質を作っていく為にどうするかという点が非常に重要です。
弊社では従業員一人一人への教育やマインドチェンジ、そして問題点の掘り下げ方や改善案の立案、解決方法についても理屈と「素朴な何故？」を紐づけて改善の基礎力を上げながら実際の改善を実施する事が可能です。
もし興味があればまずはご連絡頂ければ幸いです！
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