現地現物を怠るな!業務改善は机上だけでは絶対に成功しない!

皆さんこんにちは!業務改善コンサルタント株式会社LEO-Makoto大澤です!

本日は業務改善における『最も重要な点』ともいえる現地現物についてお話するとともに、私が業務改善を行う上で心掛けている重要な点についてお話させて頂こうと思います!



現地現物の重要性

業務改善の中で現地現物というのは最重要であるといっても過言ではありません。
私が過去に見て・聞いてきた業務改善プロジェクトの中でもここを疎かにした事で失敗したという事例が多数存在します。

では、現地現物を怠るとどのような見落としが発生するのでしょうか。極端な事例を用いてみていきましょう。
この、極端な事例は実際にあった実例を基に若干の変化を加えています。



事例▶

現状把握の依頼

A社では効率化を図る為、現状把握を行う事としました。様々な面から問題点を炙り出したいという考えから社内の改善部隊の一員であるBさんは現場の従業員全員に万歩計をつけてもらい、移動距離を見てみる事としたのです。

更に幾つかの分類項目に分けて、移動時間なども各従業員につけてもらう事としたのです。

Bさん

さて、会社の決定で業務改善する事になりましたのでまずは移動距離や各時間を計測していきます。毎日データは回収しますので必ずちゃんとやってくださいね。
私はオフィスにいますので何か分からない事があったら聞きに来てください。ではよろしく。

Cさん

んー、仕事が増えるわね。業務改善するのは分かったけどなんでそんな事しなくちゃならないのかしら・・・

Dさん

まーまー、難しく考えずに適当にやればいいんじゃない?どうせ見に来ないし、仕事終わりにでもちゃちゃっと纏めて書いちゃえばいいじゃない

こんな感じで特に何故、何のために改善をするのか。それをする事で従業員の方々にどのようなメリットがあるのか等は特に触れられる事なく、現状把握が始まりました。

更には依頼する側はオフィスにずっといて忙しい中で分からない事がある場合は聞きにこいという放置っぷりです。

従業員の方々がこのような会話をしている事など全く分かっていません。

さぁ、この後どうなっていくのでしょう。



意図を理解していない従業員による現状把握

Cさん

Bさん、本日分のデータです。

Bさん

さてさて、どんな感じかなーっと。・・・ふむふむ。

Bさん

おー、Dさんの歩行距離と移動時間はすごいなぁ。。そんなに移動する仕事だったかなぁ。負荷がかかっているんだろうな。よく頑張ってる!

Bさんはもらったデータを早速集計用のエクセルシートに記入していきます。
しかし実態は・・・

Cさん

あら、Dさんはまたどこか行ったの??あちこちで仕事があるのかなぁ。そんなに移動する事ないはずなんだけど・・・

Dさんはというと・・・

Dさん

仕事内容もちょろいし、喫煙回数が増えるなあ!喫煙所が遠いのがちょっと難ありだけど、万歩計の歩数も増えるし、これも移動移動♪時間もつけとかないとね!

仕事そのものは負担が軽く、時間を持て余している為就業時間の多くを喫煙所で過ごしていました。



ヒアリング▶解決手段の決定

1週間データを取った後、BさんはDさんをオフィスに呼び出しました。

Bさん

いつもご苦労様!Dさんはとても移動が多く、移動時間もかなり費やしているね。何故なのかな??

Dさん

(この人現場見に来ないし、嘘言っても大丈夫か)
いやーそうなんですよ!物を移動させる距離が長かったり時間がかかるんですよね!重い物もあるんで、簡単に移動できる社内のカートみたいなのがあれば嬉しいんですけどね!

Bさん

おぉ!それは大変そうだね!アイディア出してくれてありがとう!じゃぁ荷物運搬用に牽引車のような物を手配してみようか!

Dさん

うわー、嬉しいな!ありがとうございます!これで移動が楽になりますよ!
(喫煙しやすくなるなぁ!!)



このような形で改善という名の『新たなムダ』が創造されたのです。

事例の総括

この事例は省略し、且つ極端に示した例なので実際の事例とは幾分異なるものの大枠はこのような形で進んでいった実例です。

何がいけなかったのか。こう極端だと分かり易いですね。

①なんの為にやるのか

この部分の説明を怠ると、従業員の方々からしてもまず疑問符から入り『適当にこなしておけばいい』という考えに至っても仕方ありません。

ただでさえ日々の業務がある中で新しい仕事を追加するのであればそれが結果として業務改善をして従業員の方々が楽になるとしても、理由は明確に説明し何故やるのかをしっかりと認識していただく事が重要なのです。

②現場任せ

やる事を簡単に説明した後は放置など言語道断です。
①の通り説明できていない場合は特に『どのようにデータをとるのか』が人によって違うこともよくある事です。

また、現場の人に時間をとってもらうとなるとそれ自体が追加作業になってしまう事からもリアルな現状把握は出来ないばかりか、当然の事ながらそのデータの精度も疑わしいものになってしまいます。

これは、従業員の方々を信頼できないといった次元の話ではなく、通常業務に加えて新たな負荷を投じる事で起こる必然の事なのです。

③実態が分からない

何故このような移動になってしまっているのか。この実態は現場に出て実際に見ないと分かりません。当たり前の事です。

データの確度を確かめるという行為を怠るというのは後の改善に致命的な悪影響を及ぼし、無意味な行為となってしまうのです。

従業員を信頼しているといえば聞こえはいいですが、それはただの怠慢です。
自身の業務を疎かにしている言い訳に従業員を使わないで頂きたい。
業務改善を実行する側にはする側の、データ取りを依頼する側には依頼する側の責任というものがあります。

そこに誠実になってもらう事はまず大前提の事です。

④根拠のない改善の実行

現地現物を怠り、実態を見ずして実行に至る改善は必ず失敗します。
机上でどれだけデータを見て、ヒアリングして声を聴いても現場で見る実情が必ずしもイコールではありません。

従業員の方々が日々『当たり前』としてやって頂いている業務を変えるという事は従業員の方々の『当たり前』を変えるという事です。

当たり前に動いている従業員の方々はそれらの何が悪くて何を改善するべきなのか分からない場合がよくあります。

当たり前だと思っているからこそそれに異常があっても気づけない。それこそ当然だといえるでしょう。

だからこそ、業務改善は固定概念を持たずに実行しなければならないのです。



最後に

私は業務改善実行には現地現物が最重要だと考える人間です。
どれだけ立派なデータがあったとしても、どれだけその人の事を信用していても必ず現場を見ます。

固定概念なく現場を見る事でしか気づけない発見やそのデータの中に潜む本当の改善ポイントなどは現場でしか発見できないからです。

それを怠り、データやヒアリングを信じて業務改善提案をして、最初のデータが正確でなかった時に『でもあなたこう言ってましたよね』は私の信念に反します。

私はあくまでコンサルタントというのは結果を出す事は大前提。そしてその過程をどれだけクライアントの方々とパートナーとして一緒に歩んでいけるかを重視します。

もしそこに見落としがあった場合は私にも非があり、そこを全員で認識した上で修正をして確実に結果に結びつけます。

そうでなければコンサルタントという人間は必要ないとすら考えているのです。

現場を見て、現場を知り、現場で発見し、現場で一緒に手を汚し、現場で一緒に喜ぶ。

これがしたいからこの職業を選んだのです。

経営コンサルタントと業務改善コンサルタント、SNS集客コンサルタントなどそれぞれ与えられた役割に応じて動き方は勿論かわります。

でも根底は『お客様と一緒に結果を出す』

これが私の信念であり、絶対的な想いです。



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