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業務改善における問題抽出方法について。思い込みと決めつけが悪循環の元!

みなさん、こんにちは。目標必達の経営パートナー、株式会社LEO-Makoto大澤です。

あらゆる改善業務において、まず目標設定を行い現状を把握する事がセオリーです。そうして明らかになる目標と現状の差。これを問題です。

その問題にはどういったものがあるのか。そしてそれらをどのようにして解決していくか。これが『実行フェーズ』に移る前までの一般的な改善の進め方です。

今回はその中でも『問題の抽出』にフォーカスしていきます。

特に問題抽出を行う上で陥りやすい落とし穴についてお伝えしていきますので興味があれば最後までお付き合いくださいませ。

『問題』とは

問題とは打ち立てた目標や掲げた理想と現状のギャップとなっている解決すべき対象の事を言います。

ここでよくあるのが、『問題』と『課題』の混同です。

問題と課題の違い

問題とは、理想や目標との差(ギャップ)を生み出している解決すべき対象の事を言います。

課題とは、問題を解決する為に取り組むんだり与えられたりする事をいい、問題の解決策の事を言います。

問題を抽出する際に陥りやすい落とし穴

目標を立てて、現状がどのようになっているか。分析を行った後に問題を抽出していくフェーズにて、社内でこれを行う場合にはとてもよく起こる落とし穴が存在します。

それは『思い込み』『決めつけ』です。

社内で日々業務を進めていく上で『こうなったらいいのに』や『これは問題だな』という点がたくさんでてきます。

そういった危機意識や問題意識があるというのはとてもいいことです。

例えば目標を生産効率30%向上として改善プロジェクトを立てた場合。

現状を把握し、どこがボトルネックになっているか。何故そこに問題があるのかという具合に掘り下げていく作業をしますが、ここで『思い込み』や『決めつけ』が悪さをすることが多々あります。

「ここが悪いはずだ」「ここがいつも遅いのは間違いなくこれが原因のはず」という思い込みがある場合、問題を掘り下げていっても無意識のうちに「思い込みや決めつけの方向」へ向かってしまうのです。

既に顕在化している事象、問題箇所の多くは「根本的な問題ではない」場合が殆どです。

なので顕在化しているその事象だけを解決しても本当の意味での効果はあがらず、一時的に生産性はあがったとしてもすぐに元に戻ってしまうというケースが非常に多いと感じます。

この「問題点の抽出」というのは改善を実施していく上で最も重要な項目と言っても過言ではありません。

ここで問題と位置付けた内容に対して改善策を実行していく。よってここで誤った問題定義をしてしまうと後の活動全てに影響が出てしまうのです。

第三者の視点

この思い込みを最も簡単且つ効果的に払拭できるのは第三者の視点です。

第三者の視点を交えるというのは改善にとってとてもいい効果を生みます。例えば他部署の方々や固定観念のない人のご意見というのは時として全く想定外の問題発見に結びつく事もしばしば。

この「固定観念」というのが思い込みや決めつけに繋がっているのですから、固定観念がない人の意見はこれが全くない白紙の状態。

しかしながら、最初の説明に時間を要してしまう事は否めませんが。

当社では業務改善に関して言うとそのプロジェクトの目標と達成したい期間に応じてスケジュールを作成し、目標設定・現状把握・問題抽出・改善策の立案・優先順位付け・投資対効果の算出・改善の実行・効果測定・案の修正と実行といった、全てのプロセスをフルサポートさせて頂いております。

そして必要に応じて例えば改善案の立案まで、問題の抽出までといった部分的なサポートにも対応しております。

料金に関しても価格表に則り透明性を持ったご提案をさせていただいております。

同時に、トライアル期間というのも設定しておりますので、どのような人間でどのような提案が出来るのかという点関して不安がある場合はまずトライアルをお試しいただいた上でご判断いただくといった事も可能となっております。

何れにしても最初のご挨拶及びヒアリングは無料でご対応させて頂いておりますので、是非お気軽に以下のメールアドレスよりご連絡頂ければ幸いでございます。

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せっかく取り組む素晴らしい改善プロジェクトを最短且つ確実に進めたいと思われるのは当然の事です。

であれば、実績があり確実に効果を出せるプロフェッショナルを「従業員一人雇用するより安価」で利用する方が確実に投資対効果が高いといえます。

是非とも素晴らしい改善をお手伝いさせて下さいませ!

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